Die Aufgben und Pflichten der Geschäftsführer einer GmbH oder Mini-GmbH (UG haftungsbeschränkt) ergeben sich zunächst aus dem Geschäftsführeranstellungsvertrag, aber auch zu einem großen Teil aus gesetzlichen Regelungen des Steuerrechts und Sozialversicherungsrechts. In jedem Fall obliegt dem Geschäftsführer neben der gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung der Gesellschaft die kaufmännische und technische Geschäftsleitung. Befindet sich eine GmbH in der Krise, ergeben sich weitere besondere Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer, die so manche Geschäftsführer bei weitem überfordern. Die Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer werden flankiert durch eine persönliche Haftung, falls sie diese mißachten oder dagegen verstoßen.

Muster für Geschäftsführer

Inhalt:

  1. Die amtliche Bestellung zum Geschäftsführer
  2. Die Geschäftsführungsbefugnis
  3. Aufgaben und Pflichten gem. Geschäftsführervertrag
  4. Gesetzliche Pflichten aus dem Steuerrecht
  5. Gesetzliche Pflichten aus dem Sozialversicherungsrecht
  6. Weitere Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer
  7. Besondere Aufgaben und Pflichten in der Krise der GmbH
  8. Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer im Insolvenzverfahren
  9. Persönliche Haftung der Geschäftsführer

1. Die amtliche Bestellung zum Geschäftsführer

Die gesetzlichen Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer beginnen mit der amtlichen Bestellung, die durch die Gesellschafterversammlung der GmbH erfolgt (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Allerdings können die Gesellschafter ihre Zuständigkeit auch auf einzelne Gesellschafter, den Aufsichtsrat oder einen Beirat übertragen.

Enthält die Satzung der GmbH keine anderslautende Regelung, ist für die Bestellung zum Geschäftsführer ein Gesellschafterbeschluß mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen erforderlich. Die Bestellung ist zur Eintragung im Handelsregister anzumelden. Die Anmeldung muss einen entsprechenden Nachweis der Bestellung und Angaben zur Vertretungsbefugnis enthalten. Der Geschäftsführer muss versichern, daß ihm die Geschäftsführertätigkeit nicht untersagt ist.

Die Geschäftsführer vertreten die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) nach außen und stellen daher ein wichtiges Gesellschaftsorgan dar (§ 35 Abs. 1 GmbHG). Grundsätzlich ist der Geschäftsführer von Gesetzes wegen uneingeschränkt zur Geschäftsführung berechtigt und verpflichtet. Die Gesellschafter können die Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis jedoch beschränken.

Wichtig: Im Verhältnis zwischen GmbH und Geschäftsführer ist das Amt kraft Bestellung und das Anstellungsverhältnis gem. Geschäftsführeranstellungsvertrag (verkürzt: Geschäftsführervertrag) voneinander zu trennen.

2. Die Geschäftsführungsbefugnis

Die Gesellschafter der GmbH definieren mit der Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis zur Gesellschaft die Kompetenzen der Geschäftsführer bei Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten. Innerhalb ihrer Geschäftsführungsbefugnis können die Geschäftsführer selbst entscheiden, auf welchem Weg und mit welchen Mitteln der Gesellschaftszweck am besten zu erreichen ist. Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, entscheiden diese nach dem Willen des GmbH-Gesetzes grundsätzlich gemeinsam. Abweichende Regelungen sind jedoch im Innen- und Außenverhältnis möglich.

Die Geschäftsführungsbefugnis kann beispielsweise wie folgt beschränkt werden:

  • Unterzeichnung immer gemeinsam mit Prokuristen;
  • Begrenzung der Geschäftsführungsbefugnis auf bestimmtes Ressort oder Aufgabengebiet;
  • Genehmigungsvorbehalte bei bestimmten Geschäften oder Verträgen.

Während die Geschäftsführer kraft Bestellung nach außen uneingeschränkt zur Erledigung ihrer Aufgaben und Pflichten verpflichtet sind, kann ihre Geschäftsführungsbefugnis im Innenverhältnis mannigfaltig beschränkt werden.  Ob und inwieweit Beschränkungen sinnvoll oder erforderlich sind, müssen die Gesellschafter entscheiden. Dies geschieht schon bei der Bestellung zum Geschäftsführer, bei Erlaß einer Geschäftsordnung und bei Abschluß des Geschäftsführervertrages.

Manche Gesellschaften beschränken die Geschäftsführungsbefugnis auch im Gesellschaftsvertrag, indem dort ein Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte definiert wird. Hiervon ist in der Praxis jedoch eher abzuraten, da eine Änderung des Katalogs zustimmungspflichtiger Geschäfte nur durch eine Änderung der Satzung möglich ist. Hierfür ist qualifizierter Gesellschafterbeschluss und eine notarielle Beurkundung (kostenpflichtig!) erforderlich. Auch die detaillierte Begrenzung der Geschäftsführungsbefugnis im Geschäftsführervertrag schafft eher Probleme. Praktikabler ist die Regelung der Geschäftsführungsbefugnis im Rahmen einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführer, in der auch einzelne Aufgabenbereiche (sog. Ressorts) begründet werden können. In diesem Fall ist in der Satzung und im Geschäftsführervertrag nur eine Verweis auf die Geschäftsordnung aufzunehmen.

3. Aufgaben und Pflichten gem. Geschäftsführervertrag

Das gesellschaftsrechtliche Verhältnis zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer wird ergänzt durch das schuldrechtliche Verhältnis, das durch den Geschäftsführervertrag begründet und im Einzelnen geregelt wird. Im Geschäftsführervertrag (Muster eines Geschäftsführervertrages) werden die Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers nochmals ergänzend schuldrechtlich geregelt, wobei meist folgende Formulierung verwendet wird:

Aufgaben und Pflichten

Der Geschäftsführer vertritt die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Er führt die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns nach Maßgabe der Gesetze, der Satzung, der Bestimmungen dieses Vertrages sowie nach den Weisungen der Gesellschafterversammlung und einer etwaigen Geschäftsordnung.

Bei größeren Gesellschaften werden meist mehrere Geschäftsführer bestellt, wobei einzelne Ressorts gebildet werden, für die sie verantwortlich sind. Dies geschieht in der Regel im Rahmen einer Geschäftsordnung bzw. einem Geschäftsverteilungsplan. In diesen Fällen ist es sinnvoll, die Aufgaben und Pflichten in dem jeweiligen Ressort zu konkretisieren, was auch hinsichtlich der Haftung bedeutend ist.

Hier wäre der Geschäftsführervertrag wie folgt zu ergänzen:

Der Geschäftsführer wird von der Gesellschaft in der Position des …. eingesetzt. Er ist zuständig für das Ressort ….., wobei sich die wesentlichen Aufgaben in diesem Resort aus einem gesonderten Geschäftsverteilungsplan ergeben. Der Geschäftsverteilungsplan kann durch die Gesellschafterversammlung jederzeit geändert werden, wobei eine wesentliche Änderung der Aufgaben des Geschäftsführer dessen Zustimmung bedarf.

4. Gesetzliche Pflichten aus dem Handels- und Steuerrecht

Ein Katalog vielfältiger Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer ergibt sich aus dem Steuerrecht.

a) Handelsrechtliche Buchführungspflichten

Nach § 41 Abs. 1 GmbHG ist der Geschäftsführer verpflichtet, die handelsrechtlichen Buchführungspflichten zu erfüllen und insbesondere für eine ordnungsgemäße Buchführung der GmbH zu sorgen. Hierzu gehört auch die Aufstellung des Jahresabschlusses sowie dessen Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer, sofern die Gesellschaft die hierfür maßgeblichen Grenzen überschreitet. In den meisten Fällen handelt es sich ohnehin um eine kleine Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 HGB oder eine Kleinstkapitalgesellschaft gem. § 267a HGB. Beide sind von der Prüfungspflicht befreit. Auch die Pflicht zur Veröffentlichung des Jahresabschlusses bzw. Hinterlegung beim Bundesanzeiger obliegt dem Geschäftsführer.

b) Weitere steuerrechtliche Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer

Als gesetzlicher Vertreter der GmbH muss der Geschäftsführer nach § 34 AO alle steuerlichen Pflichten der Gesellschaft erfüllen. Hierzu gehören gem. § 140 ff, 90, 93 AO insbesondere die folgenden Pflichten:

  • Erstellung und rechtzeitige Übermittlung der Steuererklärungen an das Finanzamt;
  • Mitwirkungs- und Auskunftspflichten gegenüber dem Finanzamt;
  • Verpflichtung zur Zahlung der Steuern bei Fälligkeit;
  • Pflicht zur Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer und Kapitalertragsteuer;
  • Mitteilungspflichten gegenüber dem Finanzamt in besonderen Fällen;
  • Dokumentationspflichten bei Geschäftsbeziehungen mit nahestehenden Personen im Ausland;
  • Duldungspflicht bei Vollstreckung in das Vermögen der GmbH.

Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung dieser Pflichten ergibt sich für den Geschäftsführer das Risiko der persönlichen Haftung gem. § 69 AO, soweit Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis der GmbH gegenüber dem Finanzamt nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden oder infolgedessen Steuervergütungen oder Steuererstattungen seitens des Finanzamt an die GmbH gezahlt werden.

5. Gesetzliche Aufgaben und Pflichten aus dem Sozialversicherungsrecht

Als gesetzlicher Vertreter der GmbH muss der Geschäftsführer die sozialversicherungsrechtlichen Pflichten der GmbH erfüllen.

a) Sozialversicherungsrechtliche Auskunfts- und Meldepflichten

Als gesetzlicher Vertreter der GmbH obliegen dem Geschäftsführer die sozialversicherungsrechtlichen Auskunfts- und Meldepflichten gem. § 28a SGB IV gegenüber Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Agentur für Arbeit. Die einzelnen Meldepflichten ergeben sich aus § 28a Abs. 1 SGV IV. Besondere Beachtung verdienen die neuen Meldepflichten seit 01.01.2009, insbesondere die Pflicht zur Sofortmeldung in bestimmten Branchen.

b) Sonstige sozialversicherungsrechtliche Pflichten

Darüber hinaus betreffen den Geschäftsführer als gesetzlichen Vertreter auch alle anderen Pflichten der GmbH, die sich im Sozialversicherungsrecht ergeben:

  • Ordnungsgemäße Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge;
  • Einbehaltung des Arbeitnehmeranteils und Abführung der Beiträge an die zuständigen Einzugsstellen;
  • Führung der Lohnunterlagen für jeden Beschäftigten;
  • Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung der GmbH.

6. Weitere Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer

Weitere Aufgaben und Pflichten ergeben sich für den Geschäftsführer teilweise aus dem Gesetz, teilweise aus dem Geschäftsführervertrag oder aus der allgemeinen Treuepflicht.

7. Besondere Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer in der Krise der GmbH

Neben den allgemeinen Aufgaben und Pflichten treffen die Geschäftsführer in der Krise einer GmbH besondere Pflichten, die eine Unternehmensführung unerhört anspruchsvoll und schwierig werden lässt. Geschäftsführer stehen in einer Krise der GmbH ununterbrochen unter einem extremen Handlungsdruck und zugleich sind sie wachsenden zivilrechtlichen und strafrechlichen Haftungsrisiken ausgesetzt. Unerfahrene Geschäftsführer verlieren sich hier schnell im “Durcheinander der gesetzlichen Regelungen”. Für diese habe ich einen Überblick über die zentralen Pflichten der Geschäftsführer in der Krise einer GmbH geschrieben.

8. Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer im Insolvenzverfahren

Die Aufgaben und Pflichten der Geschäftsführer enden nicht mit dem rechtzeitigen Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und Bestellung eines vorläufigen oder endgültigen Insolvenzverwalters. Vielmehr ergeben sich diverse Mitwirkungs- und Auskunftspflichten u.a. gegenüber dem Insolvenzgericht und dem bestellten Insolvenzverwalter.

9. Persönliche Haftung der Geschäftsführer

Die Geschäftsführer müssen in den Angelegenheiten der GmbH die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anwenden; anderenfalls haften sie bei schuldhafter Pflichtverletzung persönlich für den eingetretenen Schaden bei der GmbH, bei Gesellschaftern oder anderen betroffenen Dritten. In einer Artikelreihe zur Haftung der Geschäftsführer habe ich die Grundlagen dargestellt.

Bild von Wilfried Thünker auf Pixabay.

Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:

formblitz-muster-vorlagen-pakete