Überblick zur Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Einnahmequellen des Staates und somit im Steuersystem Deutschlands unverzichtbar. Auch für die GmbH (und die UG haftungsbeschränkt) ist die wirtschaftliche Tragweite der Umsatzsteuer enorm. Für Geschäftsführer sind Grundkenntnisse im Umsatzsteuerrecht zwingend, um auch persönliche Haftungsrisken zu minimieren. In diesem Sinne soll der nachfolgende Artikel einen Überblick über die wesentlichen Regelungen und Bestimmungen im Umsatzsteuerrecht liefern.

Inhalt:

  1. Rechtsgrundlagen zur Erhebung der Umsatzsteuer
  2. Unternehmer i.S.d. des UStG
  3. Leistungsaustausch
  4. Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer
  5. Regelsteuersatz und ermäßigter Umsatzsteuersatz
  6. Entstehung der Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldungen
  7. Steuerschuldner der Umsatzsteuer
  8. Recht zum Abzug der Vorsteuer (Vorsteuerabzug)
  9. Umsatzsteuervoranmeldungen und Dauerfristverlängerung
  10. Steuerfreie Umsätze
  11. Aufzeichnungspflichten
  12. Kleinunternehmerregelung

1. Rechtsgrundlagen zur Erhebung der Umsatzsteuer

Die wesentlichen Rechtsgrundlagen zur Erhebung der Umsatzsteuer lassen sich wie folgt definieren:

  • Richtlinien der EU zur Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie 112/2006/EG;
  • Erste Durchführungsverordnung zur 6. Richtlinie zur Umsatzsteuer;
  • Umsatzsteuergesetz (UStG);
  • Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV);
  • Schreiben des Bundesministers der Finanzen (BMF-Schreiben) sowie die Verwaltungsanweisungen.

2. Unternehmer i.S.d. des UStG

Die Umsatzsteuer betrifft jeden Unternehmer im Inland i.S.d. UStG. Unternehmer ist jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig und nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen ausübt (§ 2 Abs. 1 UStG). Auf eine Gewinnerzielungsabsicht kommt es dabei nicht an.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheidet hinsichtlich der Besteuerung entgeltlicher Lieferungen und sonstiger Leistungen jedoch zwischen der

Die Regelbesteuerung der Unternehmer i.S.d. § 2 UStG erfolgt entweder

Es ergibt sich folgende Übersicht:

Besteuerungsarten:
1) Regelbesteuerung der Unternehmer2) Kleinunternehmer-regelung (§ 19 UStG)
a) Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 UStG)b) Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG)
= Soll-Besteuerung= Ist-Besteuerung

3. Leistungsaustausch

Der Grundtatbestand für die Entstehung der Umsatzsteuer ist ein Leistungsaustausch zwischen zwei Beteiligten, der folgende Bedingungen erfüllt:

  • Ein Unternehmer führt
  • im Rahmen seines Unternehmens
  • im Inland
  • eine Leistung
  • gegen ein bestimmtes Entgelt

aus. Daneben unterliegen auch die Einfuhr und der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen der Umsatzsteuerpflicht. Fehlt eines dieser Merkmale, liegt kein steuerbarer Leistungsaustausch i.S.d. UStG vor. Bestes Beispiel ist eine unentgeltliche Leistung im Falle einer Erbschaft oder Schenkung. Auch die Zahlung eines Schadenersatzes, einer Vertragsstrafe oder einer Versicherungsentschädigung ist grundsätzlich nicht steuerbar im Rahmen der Umsatzsteuer.

Grundsätzlich unterliegen alle Lieferungen oder Leistungen in der BRD der Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich eine Steuerbefreiung gegeben ist (z.B. gem. § 4 UStG).

Eine Lieferung ist eine Leistung, durch die der Unternehmer (oder in seinem Auftrag ein Dritter) dem Abnehmer (oder in dessen Auftrag einem Dritten) die Verfügungsmacht über einen Gegenstand verschafft.

4. Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer

Das Entgelt ist grundsätzlich die Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Umsatzsteuer. Es ist alles, was der Leistungsempfänger zum Erhalt der Leistung aufwendet, jedoch abzüglich der Umsatzsteuer (Nettoentgelt). Freiwillige Zuzahlungen des Leistungsempfängers (z.B. Trinkgelder) sind somit in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen. Auch Zahlungen Dritter an den Unternehmer in direktem Zusammenhang mit der erbrachten Leistung gehören zu der Bemessungsgrundlage.

5. Regelsteuersatz und ermäßigter Umsatzsteuersatz

Der Regelsteuersatz beträgt 19 % der Bemessungsgrundlage (§ 12 Abs. 1 UStG). Für bestimmte in § 12 Abs. 2 UStG genannte Umsätze ermäßigt sich die Steuer auf 7 % der Bemessungsgrundlage.

6. Entstehung der Umsatzsteuer

Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuer, sobald der Unternehmer die Lieferung oder Leistung ausgeführt hat (Sollbesteuerung). Ab diesem Zeitpunkt hat der leistende Unternehmer auch das Recht zur Ausstellung einer Rechnung mit Ausweis der entsprechenden Umsatzsteuer.

Im Falle der Sollbesteuerung muß der Unternehmer die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch wenn er den Rechnungsbetrag noch nicht erhalten hat.

Ein Unternehmer kann jedoch jederzeit beim örtlich zuständigen Finanzamt beantragen, die Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten vorzunehmen, soweit eine der in § 20 UStG genannten Voraussetzungen gegeben ist.

Grundsätzlich ist das Finanzamt örtlich zuständig, in dessen Bezirk der Unternehmer sein Unternehmen ganz oder vorwiegend betreibt (§ 21 AO). Bei ausländischen Gesellschaften mit Tätigkeit in Deutschland gibt es eine Zuordnung nach Ursprungsland zu bestimmten festgelegten Finanzämtern.

Unternehmer sind grundsätzlich zur regelmäßigen Anmeldung ihrer Umsätze und Umsatzsteuer an das örtlich zuständge Finanzamt verpflichtet. Dies geschieht durch elektronische Übermittlung einer monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung.

  • Im Falle der Sollbesteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen (oder Teilleistungen) ausgeführt worden sind;
  • Im Falle der Istbesteuerung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte für die verkauften Waren oder die entrichteten Leistungen vereinnahmt wurden.

8. Steuerschuldner der Umsatzsteuer

Steuerschuldner hinsichtlich der Umsatzsteuer ist grundsätzlich der leistende Unternehmer.

In folgenden Fällen geht die Steuerschuldnerschaft jedoch auf den Leistungsempfänger über (§ 13b UStG):

  • Sonstige Leistungen und Werkleistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Reverse-Charge);
  • Erbringung von Bauleistungen an andere Unternehmer, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen.

8. Das Recht zum Abzug der Vorsteuer

Grundsätzlich kann der Unternehmer die gesetzlich geschuldete (Umsatz-)Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen eines anderen Unternehmers für sein Unternehmen als Vorsteuer abziehen, § 15 UStG. Voraussetzung ist

  • eine ordnungsgemäße Rechnung gem. § 14 UStG und
  • die Verwendung der gelieferten Gegenstände oder der ausgeführten Leistungen zur Ausführung umsatzsteuerpflichtige Umsätze.

Unternehmer, die nur umsatzsteuerfreie Umsätze erzielen (z.B. Vermietung einer Immobilie, Versicherungsvertreter, Ärzte), haben daher insoweit kein Recht zum Vorsteuerabzug.

Das Gleiche gilt bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

9. Umsatzsteuervoranmeldungen und Dauerfristverlängerung

Unternehmer i.S.d. § 2 Abs. 1 UStG müssen gem. § 18 Abs. 1 UStG regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen bei ihrem örtlich zuständigen Finanzamt abgeben. Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz in elektronischer Form zu übermitteln. In der Voranmeldung sind alle steuerlich relevanten Vorgänge zu erfassen und die Steuer für den Voranmeldungszeitraum selbst zu berechnen. Die nach Abzug der Vorsteuerbeträge verbleibende Umsatzsteuer ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums an das Finanzamt abzuführen (Vorauszahlung).

Fällt der 10. Tag nach Ablauf eines Voranmeldungszeitraums auf einen Sonnabend, Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum Ablauf des nächsten Werktages (§ 108 Abs. 3 AO). Das Gleiche gilt für die Fälligkeit der Vorauszahlung.

Die USt-Voranmeldung stellt grundsätzlich eine Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung dar (§ 168 S. 1 AO). Sie kann also jederzeit noch geändert werden. Führt die Voranmeldung zu einer Erstattung infolge eines Vorsteuerüberhangs, gilt sie erst mit Zustimmung des zuständigen Finanzamts als Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

Voranmeldungszeitraum

Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr (Quartal). Dieser kann sich jedoch gem. § 18 Abs. 2 UStG in Abhängigkeit von der tatsächlich abgeführten Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr verkürzen (monatlich) oder verlängern (jährlich).

Für eine GmbH oder UG haftungsbeschränkt können sich somit folgende Voranmeldungszeiträume ergeben:

Tatsächlich abgeführte Umsatzsteuer im vorangegangenen KalenderjahrUmsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum
Mehr als 7.500 EuroMonatlich (bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums)
Mehr als 1.000 Euro, aber nicht mehr als 7.500 EuroKalendervierteljahr (bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums)
Mehr als 0 Euro, aber nicht mehr als 1.000 EuroFinanzamt kann den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien.
0 Euro, da im Kalenderjahr UnternehmensgründungMonatlich (bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums); im Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr.
Erstattung wegen Vorsteuerübergang mehr als 7.500 EuroKalendervierteljahr (bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums), aber Unternehmer kann bis 10.02. einen kürzeren Voranmeldungszeitraum beantragen (monatlich).
Erstattung wegen Vorsteuerübergang mehr als 0 Euro, aber nicht mehr als 7.500 EuroKalendervierteljahr (bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums), aber Unternehmer kann Befreiung von Voranmeldungen beantragen.
Schema zur Ermittlung des USt-Voranmeldungszeitraums

Dauerfristverlängerung und Umsatzsteuersondervorauszahlung

Grundsätzlich kann das örtlich zuständige Finanzamt die Abgabefrist für die USt-Voranmeldung auf Antrag des Unternehmers um einen Monat verlängern. Ist die USt-Voranmeldung monatlich abzugeben, gewährt das Finanzamt eine Dauerfristverlängerung nur in Kombination mit einer Umsatzsteuersondervorauszahlung, die 1/11 der Steuerzahllast des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht.

10. Steuerfreie Umsätze

Unter bestimmten Voraussetzungen können Lieferungen oder sonstige Leistungen eines Unternehmers steuerfrei sein. Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung müssen in den meisten Fällen vom leistenden Unternehmen buch- und belegmäßig nachgewiesen werden.

Die nachfolgende Aufstellung enthält die wichtigsten steuerfreien Lieferungen und sonstigen Leistungen (Umsätze):

VorschriftUmsätzeRecht zum Abzug der VorsteuerOption
§ 4 Nr. 1aAusfuhrlieferung in DrittlandJa
§ 4 Nr. 1bInnergemeinschaftliche LieferungJa
§ 4 Nr. 3aGrenzüberschreitende Beförderung von GegenständenJa
§ 4 Nr. 5Bestimmte VermittlungsleistungenJa
§ 4 Nr. 8Gewährung und Vermittlung von Krediten, gesetzlicher Zahlungs-mittel, Forderungen, Wertpapiere, Beteiligungen, Bürgschaften)Nur in Ausnahmen§ 9 Abs. 1
§ 4 Nr. 9aUmsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallenNeinNein
§ 4 Nr. 12Vermietung und Verpachtung von GrundstückenNein§ 9 Abs. 2
§ 4 Nr. 14Umsätze aus heilberuflichen Tätigkeiten (Ärzte, Zahnärzte etc.)NeinNein
§ 4 Nr. 26Bestimmte ehrenamtliche TätigkeitenNeinNein

11. Aufzeichnungspflichten

Unternehmer müssen gem. § 22 Abs. 1 UStG grundsätzlich – unabhängig von handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften – zahlreiche Aufzeichnungen führen, die für die Beurteilung der umsatzsteuerrechtlichen Behandlung erforderlich sind. Die Gewährung von Steuerbefreiungen oder -begünstigungen kann von der Einhaltung der Aufzeichnungspflichten abhängig sein. Fehlen notwendige Aufzeichnungen oder sind diese fehlerhaft, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (auch zum Nachteil des Unternehmers) schätzen.

Im wesentlichen müssen Unternehmer folgende Aufzeichnungspflichten erfüllen (größtenteils gem. § 22 Abs. 2 UStG), wobei die meisten schon im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt werden:

Wichtige Aufzeichnungspflichten

  1. Vereinbarte Entgelte für die vom Unternehmer ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen, getrennt nach steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen und bei den steuerpflichtigen Umsätzen getrennt nach Steuersätzen.
  2. Dies gilt entsprechend, wenn der Unternehmer unentgeltliche Umsätze gem. § 3 Abs. 1b, 9a UStG ausführt.
  3. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, wenn der Unternehmer steuerfreie Umsätze gem. § 9 UStG als steuerpflichtig behandelt (Option zur Umsatzsteuer).
  4. Die vom Unternehmer vereinnahmten Entgelte bei der Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG).
  5. Die vom Unternehmer vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte für noch nicht ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen (Anzahlungen), getrennt nach steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen und bei den steuerpflichtigen Umsätzen getrennt nach Steuersätzen.
  6. Geschuldete Steuerbeträge bei unrichtigem Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG oder unberechtigtem Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG.
  7. Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, die an den Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt wurden. Das Gleiche gilt für die vor Ausführung dieser Umsätze gezahlten Entgelte und Teilentgelte. Darüber hinaus sind die Steuerbeträge aufzuzeichnen.
  8. Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen (§ 11 UStG), die für das Unternehmen des Unternehmers eingeführt worden sind, sowie die dafür entstandene Einfuhrumsatzsteuer.
  9. Bemessungsgrundlagen für den innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen nach § 1a UStG sowie die hierauf entfallenden Steuerbeträge.
  10. Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige Leistungen, für die der Unternehmer gem. § 13b UStG die Steuerbeträge schuldet (Reverse-Charge), getrennt nach Steuersätzen. Das Gleiche gilt für die vor Ausführung dieser Umsätze gezahlten Entgelte und Teilentgelte.
  11. Ist der Unternehmer nur teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigt, die Aufteilung der Vorsteuerbeträge auf abzugsfähige Ausgangsumsätze und teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigende Ausgangsumsätze.
  12. Berechnungsgrundlagen bei einer Vorsteuerberichtigung gem. § 15a UStG.

Die Verletzung der Aufzeichnungspflichten kann gem. § 379 AO als Steuergefährdung beurteilt werden.

12. Kleinunternehmerregelung

Die rechtlichen Grundlagen zur Besteuerung der sog. Kleinunternehmer werden in § 19 UStG geregelt.

Der Zweck der Kleinunternehmerregelung besteht darin, Unternehmer mit geringen Jahresumsätzen zur Entlastung der Finanzverwaltung von der Pflicht zur regelmäßigen Ermittlung, Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer auszunehmen.

Kleinunternehmer ist, wer als Unternehmer i.S.d. § 2 UStG seinen Sitz in Deutschland hat und die in § 19 Abs. 1 UStG definierten Umsatzgrenzen nicht überschreitet. Es ist keine besondere Rechtsform. Nutznießer sind insbesondere nebenberufliche Existenzgründer und Unternehmer ohne nennenswerte Investitionen bzw. Anlagevermögen und hauptsächlich privaten Endkunden.

Rechtsfolgen bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Aus der Anwendung der Kleinunternehmerregelung ergeben sich in der Praxis vor allem folgende Rechtsfolgen:

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist jedoch nicht zwingend, da in § 19 Abs. 2 UStG die Möglichkeit zum Verzicht (Option) gewährt wird. Die Entscheidung erfolgt in der Regel zu Beginn der Selbständigkeit im Rahmen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Für die richtige Entscheidung ist die Kenntnis der Vorteile und Nachteile sowie der finanziellen Konsequenzen hieraus enorm wichtig. Dies gilt umso mehr, da eine Bindung an die Entscheidung für 5 Jahre vorgesehen ist.

Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:

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