Checkliste zum Umzug einer GmbH

Ein Umzug stellt für jede Organisation eine bedeutende Veränderung dar, insbesondere für Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt). Während schon der physische Umzug von Maschinen, Fahrzeugen und Büromöbeln eine Herausforderung darstellt, sind es oft die rechtlichen und organisatorischen Aspekte, die den Prozess für Geschäftsführer komplex machen. Mit einer Checkliste lässt sich der Umzug der GmbH jedoch gut vorbereiten, um Störungen im operativen Geschäftsbetrieb zu minimieren.

Beim Umzug einer Kapitalgesellschaft variieren die Aufgaben der Geschäftsführer, je nachdem, ob es sich um eine Sitzverlegung handelt oder der Umzug innerhalb derselben Stadt oder Gemeinde erfolgt. In beiden Fällen sind eine Reihe von Meldepflichten zu beachten.

In diesem Artikel biete ich Ihnen eine umfassende Checkliste mit praktischen Tipps, um den Umzug der Gesellschaft so reibungslos und effizient wie möglich vorzubereiten. Sie dient sowohl für Start-ups, die in neue Räumlichkeiten expandieren, als auch für etablierte Unternehmen, die ihren Standort aus strategischen Gründen ändern wollen, insbesondere zur Optimierung der Gewerbesteuerbelastung.

Inhalt:

1. Umzug einer GmbH oder UG haftungsbeschränkt
2. Gesellschafterbeschluss bei Sitzverlegung
3. Änderung der offiziellen Geschäftsanschrift im Handelsregister
4. Gewerbe bei Stadt oder Gemeinde ummelden
5. Weitere Meldepflichten beim Umzug einer GmbH
6. Geschäftspartner über den Umzug informieren
7. Geschäftsbriefe und Impressum der Website anpassen
8. Anfallende Kosten beim Umzug einer GmbH

1. Umzug einer GmbH oder UG haftungsbeschränkt

Man spricht von einem Umzug einer GmbH oder UG haftungsbeschränkt, wenn sich die Geschäftsanschrift der Gesellschaft ändert oder die Gesellschafter beschließen, den Sitz der Gesellschaft in eine andere Stadt oder Gemeinde zu verlegen. Hieraus ergeben sich für die Geschäftsführer der GmbH zahlreiche Pflichten, die so nicht jedem Geschäftsführer präsent oder bekannt sind.

2. Gesellschafterbeschluss bei Sitzverlegung

Der Sitz einer GmbH ist notwendiger Bestandteil des Gesellschaftsvertrages einer Kapitalgesellschaft, der anlässlich der GmbH-Gründung zusammen mit anderen notwendigen Angaben im Handelsregister eingetragen wird. Der Sitz der Gesellschaft ist bei der Gründung gem. § 4a GmbHG so präzise in der Satzung zu bezeichnen, dass eine Bestimmung des zuständigen Amtsgerichts mit dem entsprechenden Handelsregister ohne Weiteres möglich ist.

Der Satzungssitz kann entweder durch die Angabe einer Gemeinde oder einer Stadt definiert werden, ggf. mit Zusatzangaben bei Städten mit mehreren Gerichtsbezirken. Während bei einer GmbH in München die Angabe “München” als Sitz der Gesellschaft ausreichend ist, bedarf es in Berlin wegen der Vielzahl von Gerichtsbezirken einer weiteren Konkretisierung, z.B. Berlin-Mitte.

Der Satzungssitz der Gesellschaft kann innerhalb Deutschlands grundsätzlich frei gewählt und verlegt werden. Er entscheidet darüber, beim welchem Registergericht die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen wird. Hiervon zu unterscheiden ist der tatsächliche Verwaltungssitz, wo die Geschäftsführung der GmbH erfolgt. Während der Satzungssitz einer deutschen Kapitalgesellschaft immer in einer Stadt oder Gemeinde innerhalb Deutschlands liegen muss, kann der Verwaltungssitz auch im Ausland sein. 

Wollen die Gesellschafter den Sitz der GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) in eine andere Stadt oder Gemeinde verlegen, ist ein satzungsändernder Beschluss der Gesellschafterversammlung erforderlich. Dieser Beschluss ist notariell zu beglaubigen und beim Registergericht anzumelden, welches bisher zuständig war. Die Sitzverlegung wird wirksam, wenn sie im Handelsregister eingetragen ist, das für die neue Stadt oder Gemeinde zuständig ist.

Zieht also eine GmbH innerhalb von München um, bedarf es nur der Anmeldung und Eintragung der neuen Geschäftsanschrift im Handelsregister. Zieht eine GmbH jedoch von Berlin-Charlottenburg nach Berlin-Mitte um, bedarf war früher neben der Aktualisierung der Geschäftsanschrift auch eine Änderung der Satzung, Anmeldung und Eintragung im Handelsregister erforderlich. Das ist nicht mehr so, da inzwischen das Handelsregister, Partnerschaftsregister, Vereinsregister und das Genossenschaftsregister für Berlin zentral beim Amtsgericht Charlottenburg – Registergericht – geführt wird.

3. Änderung der offiziellen Geschäftsanschrift im Handelsregister

Seit Einführung des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) zum 1. November 2008 muss die Änderung der Geschäftsanschrift einer GmbH in notarieller Form zur Eintragung im Handelsregister angemeldet werden. Bei der UG (haftungsbeschränkt) ist das genauso.

Die korrekte Angabe der Geschäftsanschrift hat insofern eine besondere Bedeutung, da dort Zustellungen wichtiger Schriftstücke erfolgen können. Bestes Beispiel ist die Zustellung eines Mahnbescheids oder einer Klage. Bis zum Inkrafttreten des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) war bisweilen zu beobachten, dass sich unseriöse Unternehmer einer deutschen GmbH bedienten, die faktisch jedoch keinen Geschäftssitz in Deutschland hatten und somit in der Praxis nicht zu greifen waren. Zustellungen waren nur mit erheblichem bürokratischem Aufwand möglich.

Heute ist eine öffentliche Zustellung durch Aushang an der Gerichtstafel deutlich einfacher, wenn unter der im Handelsregister eingetragenen Geschäftsanschrift tatsächlich keine Geschäftsräume mehr existieren. Die öffentliche Zustellung durch Aushang kann schwerwiegende Folgen haben, wenn etwa die Zustellung einer Klage durch Aushang erfolgt und mangels Kenntnis dessen daraufhin ein Versäumnisurteil gegen die GmbH ergeht.

Geschäftsführer einer GmbH sind daher verpflichtet und angehalten, stets für die Eintragung der aktuellen Geschäftsanschrift zu sorgen, bestehend aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Über das elektronische Handelsregister ist die Geschäftsadresse für jeden einsehbar.

Alternativ zur Geschäftsanschrift der GmbH kann auch die Adresse eines Geschäftslokals, die Wohnanschrift eines Geschäftsführers, Gesellschafters oder eines sonstigen Zustellungsbevollmächtigten angegeben werden. Ferner besteht auch die Möglichkeit, eine weitere empfangsberechtigte Person im Handelsregister einzutragen.

4. Gewerbe bei Stadt oder Gemeinde ummelden

Ändert sich bei der Gesellschaft nur die Geschäftsanschrift innerhalb einer Stadt oder Gemeinde, ist zunächst das Gewerbeamt dieser Gemeinde über den Umzug zu unterrichten.

Erfolgt ein Umzug der Gesellschaft mit Sitzverlegung von einer Gemeinde in eine andere, ist beim bisherigen Gewerbeamt eine Abmeldung vorzunehmen. Damit sind die Meldepflichten allerdings noch nicht vollständig erfüllt, da die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt der neuen Gemeinde noch fehlt. Diese Pflicht ergibt sich aus § 14 Abs. 1 Nr. 1 GewO.

5. Weitere Meldepflichten beim Umzug einer GmbH

In jedem Falle ist auch das zuständige Finanzamt über die Änderung der Geschäftsanschrift zu informieren. Erfolgt eine Sitzverlegung der Gesellschaft in eine andere Stadt oder Gemeinde, ist auch ein Zuständigkeitswechsel mit einer Änderung der Steuernummer denkbar.

In der Regel informiert das Gewerbeamt automatisch die zuständige IHK oder Handwerkskammer über den Umzug der Gesellschaft. Es schadet jedoch nicht, die IHK oder Handwerkskammer direkt über den Umzug und die neue Geschäftsanschrift zu informieren.

Denken Sie beim Umzug einer GmbH oder UG haftungsbeschränkt auch daran, folgende Personen und Institutionen zu informieren: Banken, Versicherungen, Krankenkassen, Berufsgenossenschaft, Rechtsanwälte und Steuerberater.

6. Geschäftspartner über den Umzug informieren

Bei einem Umzug der GmbH ist die richtige Kommunikation mit Geschäftspartnern entscheidend. Informieren Sie diese rechtzeitig und klar über Ihre neue Adresse, Kontaktdaten und etwaige Änderungen in der Erreichbarkeit. Nutzen Sie diverse Kanäle wie E-Mail, Briefe und Ihre Website, um sicherzustellen, dass die Information alle relevanten Parteien erreicht. Eine präzise Information hilft, Verwirrung zu vermeiden und gewährleistet eine ununterbrochene Geschäftsbeziehung. Überlegen Sie zudem, ob zusätzliche Informationen oder Anleitungen notwendig sind, um den Übergang für Ihre Partner so reibungslos wie möglich zu gestalten.

7. Geschäftsbriefe und Impressum der Website anpassen

Die Aktualisierung von Geschäftsbriefen und dem Impressum der Website ist bei einem Firmenumzug unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass die neue Adresse und gegebenenfalls geänderte Kontaktdaten auf allen Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, Briefköpfen und Visitenkarten, korrekt wiedergegeben werden.

Ebenso wichtig ist die Anpassung des Impressums auf Ihrer Website, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Diese Änderungen sollten zeitnah zum Umzugstermin erfolgen, um Verwirrung bei Kunden und Partnern zu vermeiden und die rechtliche Konformität sicherzustellen.

8. Anfallende Kosten beim Umzug einer GmbH

Bei einem Umzug der GmbH ist es wichtig, alle anfallenden Umzugskosten zu berücksichtigen, wobei die Kosten für den Umzug in der Regel den größten Teil des Gesamtbetrages einnehmen.

8.1. Notarkosten und Handelsregistergebühren

Obwohl diese Kosten in der Regel nur einen geringen Teil der Gesamtkosten einnehmen, sollten sie nicht vernachlässigt werden. Die notarielle Beurkundung des Gesellschafterbeschlusses zur Sitzverlegung und die Anmeldung beim Handelsregister sind gesetzlich vorgeschrieben und verursachen Gebühren in Höhe von etwa 400,00 Euro zuzüglich 19% Umsatzsteuer.

8.2. Kosten der An- und Abmeldung

Die Kosten der An- und Abmeldung sind in den Städten etwas höher als in den Gemeinden und liegen jeweils zwischen 20,00 und 50,00 Euro.

8.3. Umzugskosten

Die eigentlichen Umzugskosten umfassen u.a. die Kosten für den Transport der Geräte und Möbel sowie die Installationen hinsichtlich der Technik. Je nach Umfang des Anlagevermögens und Anzahl der zu transportierenden Güter können diese Kosten erheblich variieren.

8.4. Zusätzliche Kosten

Zusatzkosten infolge des Umzugs entstehen regelmäßig für die Aktualisierung von Geschäftspapieren, Visitenkarten und Marketingmaterialien.

Während die Notarkosten und Handelsregistergebühren gesetzlich festgelegt sind, ist es empfehlenswert, mehrere Angebote verschiedener Umzugsfirmen einzuholen, um den Service und die Kosten miteinander zu vergleichen. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung hilft dabei, unerwartete oder überhöhte Ausgaben zu vermeiden.