Das Geschäftsführergehalt und dessen steuerliche Behandlung ist der 1. Teil aus der Artikelreihe zu diesem Thema, die hier in regelmäßigen Abständen fortgesetzt wird. Eine vernünftige und moderne Gestaltung beim Geschäftsführergehalt gliedert sich in fixe und variable Bestandteile. Besonderheiten beim Geschäftsführergehalt ergeben sich beim Gesellschafter-Geschäftsführer, da hier besondere formelle Anforderungen an die vertragliche Vereinbarung gestellt werden.

 

1. Die Bestandteile des Geschäftsführergehalts

Ein großer Teil der GmbH-Geschäftsführer erhält ein variables Geschäftsführergehalt, das sich aus mehreren Gehaltsbestandteilen zusammensetzt. Die Quote des variablen Anteils sollte zwischen 20% und 25% liegen und abhängig von der Ertragslage der GmbH sein. Variable Bestandteile sind einer fixen Vergütung in jedem Fall überlegen, sowohl in guten Jahren als auch in Phasen einer finanziellen Krise der GmbH.

Beim Geschäftsführergehalt bieten sich folgende Vergütungsformen an, die in der Zusammenschau die Gesamtausstattung des Geschäftsführers der GmbH ergeben:

  • Festgehalt incl. Weihnachts- und Urlaubsgeld,
  • gewinnabhängige Tantieme,
  • Privatnutzung des Firmenwagens,
  • Direktversicherung,
  • Pensionszusage,
  • sonstige geldwerte Vorteile.

Weit mehr als die Hälfte der Geschäftsführer kleiner Unternehmen haben einen Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung in Form einer Direktversicherung oder einer Pensionszusage, während es bei mittleren und großen Unternehmen nahezu alle sind. Der Dienstwagen mit Privatnutzung gehört nahezu ausnahmslos zum Geschäftsführergehalt dazu. Die durchschnittlichen Anschaffungskosten der Pkw liegen zwischen 50.000 Euro und 60.000 Euro.

2. Steuerliche Abzugsfähigkeit des Geschäftsführergehalts

Grundsätzlich gehört das Geschäftsführergehalt zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben der GmbH. Insbesondere beim Gesellschafter-Geschäftsführer gibt es jedoch einige Besonderheiten zu beachten.

a) Geschäftsführergehalt beim Fremdgeschäftsführer

Ist der Geschäftsführer nicht an der GmbH beteiligt und auch nicht mit einem oder mehreren Gesellschaftern verwandt, gehört das gewährte Geschäftsführergehalt stets zu den abziehbaren Betriebsausgaben. Man spricht hier von einem Fremdgeschäftsführer, der im Rahmen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts wenig Probleme aufweist. Der Fremdgeschäftsführer ist ebenso wie andere Mitarbeiter der GmbH zu behandeln, d.h. die Vergütung gehört stets zu den abziehbaren Betriebsausgaben, unterliegt dem Lohnsteuerabzug und der Sozialversicherungspflicht. Das Geschäftsführergehalt wird nur auf einem gesonderten Konto unter der Bezeichnung „Geschäftsführergehälter“ gebucht.

b) Geschäftsführergehalt beim Gesellschafter-Geschäftsführer

Besonderheiten ergeben sich vor allem beim Gesellschafter-Geschäftsführer, der allein (oder zusammen mit anderen Gesellschaftern mit gleichen Interessen) mehrheitlich an der GmbH beteiligt ist. Hier müssen weitere formale Anforderungen berücksichtigt werden, damit das Geschäftsführergehalt als Betriebsausgaben abzugsfähig bleibt.

Folgende Checkliste zum Geschäftsführergehalt dient zur Einführung:

  • Ist das Geschäftsführergehalt in der vereinbarten Form und Höhe üblich?
  • Ist das Geschäftsführergehalt oder einzelne Bestandteile unangemessen hoch?
  • Gibt es für das Geschäftsführergehalt oder einzelne Bestandteile eine klare, im voraus getroffene und zivilrechtlich wirksame Vereinbarung zwischen GmbH und Geschäftsführer?
  • Wurden die im Geschäftsführervertrag getroffenen Vereinbarungen zum Geschäftsführergehalt entsprechend der Vereinbarung durchgeführt?

Probleme tauchen immer dann auch, wenn eine der vorgenannten Fragen mit Ja beantwortet werden muss.

II. Checkliste zum beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer

1. Angemessenheit und Fremdvergleich

Das Geschäftsführergehalt eines beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführers muss einem Fremdvergleich standhalten, den das Finanzamt bei auffallend hoher Vergütung regelmäßig im Rahmen einer Betriebsprüfung der GmbH durchführt. Dieser Fremdvergleich wird regelmäßig in 2 Schritten geprüft:

a) Interner Betriebsvergleich

Das Geschäftsführergehalt insgesamt muss sich beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer in einem Rahmen bewegen, der den innerbetrieblichen Gegebenheiten entspricht. Hier sind verschiedene individuelle Kriterien zu berücksichtigen, insbesondere Art und Umfang der Geschäftsführertätigkeit, die Unternehmensgröße nach Umsatz und Mitarbeiterzahl, die Ertragslage der GmbH und das Verhältnis zwischen Gesamtausstattung und Gewinn der GmbH.

b) Externer Betriebsvergleich

Ferner muss es dem Gehaltsgefüge der jeweiligen Branche bzw. anderen Unternehmen gleicher Größe entsprechen. Sofern Zweifel an der Angemessenheit bestehen, helfen hier meist nur externe Analysen oder Studien über die Geschäftsführergehälter in deutschen Unternehmen weiter, die regelmäßig veröffentlicht werden.

2. Schriftlicher Geschäftsführervertrag

Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH stellt das Finanzamt höhere formale Anforderungen, damit Zahlungen an diesen als abziehbare Betriebsausgaben beurteilt werden können. An erster Stelle steht eine schriftliche Vereinbarung zwischen der GmbH und dem Gesellschafter-Geschäftsführer, die

  • zivilrechtlich wirksam zustande gekommen ist,
  • klare und eindeutige Regelungen zum Geschäftsführergehalt beinhaltet,
  • im Voraus abgeschlossen wurde
  • und im Einzelnen entsprechend der Vereinbarungen durchgeführt wird.

Gerade beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ist größtmögliche Sorgfalt bei der Gestaltung des schriftlichen Geschäftsführervertrages erforderlich, insbesondere bei der Zusage einer Tantieme an den Gesellschafter-Geschäftsführer der GmbH.

Hier ist gerade beim Geschäftsführervertrag für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer besondere Vorsicht bei Vorlagen und Mustern  aus dem Internet geboten, da diese nicht immer auf den Einzelfall ohne Abstriche anwendbar sind. Es sollte zumindest sichergestellt sein, dass die Vorlage oder das Muster des Geschäftsführervertrags aus professionellen Händen stammt und auch laufend an aktuelle Entwicklungen im Gesellschafts- und Steuerrecht angepasst werden.

a) Zivilrechtliche Wirksamkeit

Die Vereinbarung ist nur dann zivilrechtlich wirksam, wenn sie auf einem ordnungsgemäßen Gesellschafterbeschluss der Gesellschafterversammlung der GmbH beruht.

b) Klarheitsgebot

Die Vereinbarung enthält dann klare und eindeutige Regelungen, wenn ein Dritter anhand der geschlossenen Vereinbarung in der Lage ist, die Höhe des Geschäftsführergehalts zutreffend zu ermitteln.

c) Rückwirkungsverbot

Für die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgaben ist von wesentlicher Bedeutung, dass eine schriftliche Vereinbarung zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer im Voraus getroffen wurde, bevor die GmbH entsprechende Leistungen an den Geschäftsführer erbringt.

d) Durchführungsgebot

Die Vereinbarung zwischen der GmbH und dem Gesellschafter-Geschäftsführer muss in allen Punkten peinlichst genau umgesetzt werden. Anderenfalls droht die Nichtanerkennung der Zahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer als Betriebsausgaben mit der Folge einer Verdeckten Gewinnausschüttung in dieser Höhe.