Die Amtsniederlegung ist für den Geschäftsführer regelmäßig eine sehr belastende Maßnahme, die wohl überlegt sein sollte. Auch für die GmbH kann die Amtsniederlegung des Geschäftsführers immense Auswirkungen haben. Da die Amtsniederlegung keine alltägliche Angelegenheit, sind auch Rechtsanwälte nicht immer mit den Voraussetzungen und dem anschließenden Verfahren beim Registergericht vertraut.
Inhalt:
- Einführung in die Thematik
- Voraussetzungen einer wirksamen Amtsniederlegung
- Formalitäten und weiteres Vorgehen
1. Einführung in die Thematik
In jeder GmbH kann es unterschiedlichste Konstellationen geben, die es einem Geschäftsführer schwer machen, das Amt des Geschäftsführers mit den damit verbundenen Aufgaben, Pflichten und Haftungsrisiken weiter auszuüben. Gerade in einer Krise oder in streitigen Auseinandersetzungen mit einem oder mehreren Gesellschaftern kann eine Amtsniederlegung sogar im Interesse des Geschäftsführers sein, um sein Haftungsrisiko zu begrenzen.
Der GmbH-Geschäftsführer muss allerdings einige Voraussetzungen einhalten und sollte auch dafür sorgen, dass die spätere Löschung im Handelsregister sichergestellt ist.
Im weiteren Verlauf betrachten wir folgenden Sachverhalt, der in ähnlicher Form mein Mandat ausgefüllt und über den der BGH mit Beschluss vom 21.06.2011 (II ZB 15/10) entschieden hat:
Der alleinige Geschäftsführer der deutschen XY GmbH faxte seine Amtsniederlegung an den in Kalifornien ansässigen Gesellschafter, eine XY Inc. mit Sitz in den USA. Ein Mitarbeiter der US-Gesellschaft quittierte den Erhalt der Erklärung wiederum per Fax an den Geschäftsführer, der daraufhin beim zuständigen Registergericht die Löschung seiner Eintragung beantragte. Inhaltlich lautete die Mitteilung des Geschäftsführers wie folgt:
“I herewith like to inform you that I will resign from my office as managing director of T. GmbH … with effect from the date my dismissal is registered with the commercial register in Hamburg/Germany.”
Das zuständige Registergericht lehnte die Eintragung der Amtsniederlegung im Handelsregister jedoch ab, weil die Empfangsbestätigung des Mitarbeiters der US-Gesellschaft nicht ausreichend sei, um den Zugang der Erklärung beim Gesellschafter in Kalifornien (USA) nachzuweisen.
2. Voraussetzungen einer wirksamen Amtsniederlegung
In formaler Hinsicht muss der “freiwillige Rücktritt vom Amt des Geschäftsführers” gegenüber dem Organ der GmbH erklärt werden, das für die Bestellung der Geschäftsführer zuständig ist.
Nach § 46 Nr. 5 GmbHG ist üblicherweise die Gesellschafterversammlung für die Bestellung der Geschäftsführer zuständig, wobei der Zugang der Amtsniederlegung bei einem Gesellschafter in der Regel genügt, sofern der Gesellschaftsvertrag nicht strengere Anforderungen stellt.
In dieser Konstellation ist die Amtsniederlegung eines GmbH-Geschäftsführers nur dann wirksam, wenn sie mindestens einem der Gesellschafter zugegangen ist (BGH, Urteil vom 17.09.2001, II ZR 378/99). Im übrigen ist weder eine bestimmte Form noch die Angabe von Gründen erforderlich (BGH, Urteil vom 8.02.1993, II ZR 58/92). Es ist auch zulässig, die Amtsniederlegung unter der aufschiebenden Bedingung der Eintragung im Handelsregister zu erklären (BGH, Beschluss vom 21.06.2011, II ZB 15/10). Die Amtsniederlegung darf jedoch nicht zur Unzeit erfolgen.
BGH, Beschluss vom 21.06.2011 (II ZB 15/10)
Der Gesellschaftsvertrag der GmbH kann die Zuständigkeit für die Bestellung der Geschäftsführer jedoch auch an ein anderes Organ der GmbH übertragen haben. In Betracht kommen der Beirat oder ein Aufsichtsrat. Dann muss der Geschäftsführer die Amtsniederlegung gegenüber diesem Gremium erklären, üblicherweise gegenüber dem Vorsitzenden.
Die Amtsniederlegung kann grundsätzlich formlos erfolgen, sofern im Gesellschaftsvertrag nicht eine besondere Form vorgeschrieben ist. Davon abgesehen ist jedoch immer zu empfehlen, den “freiwilligen Rücktritt vom Amts des Geschäftsführers” in schriftlicher Form zu erklären. Im übrigen kann die Erklärung jederzeit ohne Einhaltung besonderer Fristen erfolgen, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderweitiges bestimmt. Die Amtsniederlegung muss auch nicht begründet werden.
Für die Amtsniederlegung ist weder eine bestimmte Form noch die Angabe von Gründen erforderlich (BGH, Urteil vom 8.02.1993, II ZR 58/92). Es ist auch zulässig, die Amtsniederlegung unter der aufschiebenden Bedingung der Eintragung im Handelsregister zu erklären (BGH, Beschluss vom 21.06.2011, II ZB 15/10). Die Amtsniederlegung darf jedoch nicht zur Unzeit erfolgen.
BGH, Beschluss vom 21.06.2011 (II ZB 15/10)
Allerdings ist die Amtsniederlegung mit sofortiger Wirkung immer problematisch, da der Geschäftsführer selbst nicht mehr in der Lage ist, die Löschung seiner Eintragung im Handelsregister als Geschäftsführer der GmbH zu bewirken.
3. Formalitäten und weiteres Vorgehen bei einer Amtsniederlegung
Der Geschäftsführer muss dem zuständigen Registergericht geeignete Unterlagen vorlegen, aus denen sich der Zugang der Erklärung bei dem Bestellungsorgan ergibt.
Diesbezüglich weist der BGH in dem Beschluss vom Beschluss vom 21.06.2011 (II ZB 15/10) darauf hin, dass die allgemeinen Regeln über den Zugang von Willenserklärungen gelten, auch wenn die Amtsniederlegung erhebliche Folgen für die Gesellschaft und die Gesellschafter haben kann.
Wird die Erklärung der Amtsniederlegung unter Abwesenden abgegeben, wird sie gemäß § 130 Abs. 1 S. 1 BGB mit ihrem Zugang bei dem Bestellungsorgan wirksam. Zugegangen in diesem Sinne ist die Erklärung dann, wenn sie so in den Bereich des zuständigen Empfängers gelangt ist, dass dieser unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, vom Inhalt der Erklärung Kenntnis zu nehmen. Dabei genügt es, wenn die Erklärung über einen von dem zuständigen Empfänger bereitgestellten Telefaxanschluss übermittelt wird. In diesem Fall geht die Erklärung dem Empfänger zu, wenn der Druckvorgang am Empfangsgerät abgeschlossen ist und dem Empfänger eine Kenntnisnahme möglich und nach der Verkehrsanschauung zu erwarten ist.
BGH, Beschluss vom 21.06.2011 (II ZB 15/10)
Wenn der Geschäftsführer die Amtsniederlegung im Rahmen einer Gesellschafterversammlung unter Anwesenden erklärt, kommt auch ein elektronisch erstelltes Protokoll der Gesellschafterversammlung als geeigneter Nachweis der Erklärung in Betracht.
Update zu meinem Mandat: Das Registergericht in München hat die Amtsniederlegung des Geschäftsführers per Telefax an den Gesellschafter in den USA ohne weitere Rückfragen oder Einwendungen im Handelsregister eingetragen.
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