Offenlegungspflicht gem. EHUG

Seit dem 01.01.2007 sind die GmbHs zur Offenlegung ihrer Bilanz und des Anhangs verpflichtet. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (kurz: EHUG).  Lesen Sie im folgenden Überblick, wer was wie veröffentlichen muss und wie Verstösse geahndet werden.

1. Wer muss offenlegen?

Offenlegungspflichtig sind gemäß § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB insbesondere die folgenden Kapitalgesellschaften:

• AG,
• GmbH,
• KGaA.

Daneben sind auch Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter offenlegungspflichtig gemäß § 264a Abs. 1 bzw. § 325 Abs. 1 Satz 1 HGB. Dies betrifft vor allem die GmbH & Co. KG.

2. Was muss veröffentlicht werden?

Große und mittelgroße Gesellschaften müssen gemäß § 325 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen einreichen:

• Jahres- bzw. Konzernabschluss mit Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers,
• Lagebericht bzw. Konzernlagebericht,
• Bericht des Aufsichtsrats,
• Vorschlag und Beschluss zur Ergebnisverwendung sowie
• Entsprechungserklärung börsennotierter Unternehmen gemäß § 161 AktG.

Kleine bzw. mittelgroße Kapitalgesellschaften können die Erleichterungen bezüglich des Umfangs der einzureichenden Unterlagen gem. § 326 HGB bzw. § 327 HGB in Anspruch nehmen.

Kleine Unternehmen brauchen nur Bilanz und Anhang veröffentlichen.

3. Welches Format müssen die Unterlagen haben?

Für eine Übergangszeit bis 31. Dezember 2009 können die Unterlagen noch in Papierform an die Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH (Anzeigenredaktion, Amsterdamer Str. 192, 50735 Köln) geschickt werden. Die Einreichung der Unterlagen in Papierform ist jedoch die teuerste Variante. Günstiger ist die Einreichung der Unterlagen in elektronischer Form. In den AGB des elektronischen Bundesanzeigers ist festgelegt, welche Formate angenommen werden und welche Gebühren für die unterschiedlichen Formate erhoben werden. Einzelheiten sind auf der Publikations-Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers ersichtlich.

4. Ab welchem Geschäftsjahr gilt das EHUG?

Alle offenlegungspflichtigen Unterlagen sind nach den neuen Bestimmungen einzureichen, soweit sie sich auf das nach dem 31. Dezember 2005 beginnende Geschäftsjahr beziehen. Stimmt das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr überein, muss also der Jahresabschluss 2006 elektronisch bis spätestens 31.12.2007 veröffentlicht werden.

Die Unterlagen müssen unverzüglich nach ihrer Vorlage an die Gesellschafter, spätestens 12 Monate nach dem Abschlussstichtag, eingereicht werden. Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gilt eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten (§ 325 Abs. 4 Satz 1 HGB).

5. Verstöße gegen die Offenlegungspflicht

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist gesetzlich verpflichtet, die Vollständigkeit und Pünktlichkeit der Offenlegung zu überprüfen. Bei Verstoß gegen die Bestimmungen muss das Bundesamt für Justiz unterrichtet werden, das dann von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren einleitet.

Verstöße wegen unterlassener oder unvollständiger Offenlegung werden mit Ordnungsgeldern in Höhe von mindestens 2.500,– Euro bis maximal 25.000,– Euro geahndet. Das Ordnungsgeld kann gegenüber der Gesellschaft und gegen die gesetzlichen Vertreter erlassen werden,

Werden die relevanten Unterlagen nicht innerhalb von sechs Wochen nach der Androhung des Ordnungsgeldes eingereicht oder die Unterlassung mittels Einspruch gerechtfertigt, wird das Ordnungsgeld festgesetzt. Dieses Verfahren (inkl. Ordnungsgeld) wird solange wiederholt bis die Pflicht erfüllt oder die Unterlassung gerechtfertigt ist.

Die Verfahrenskosten sind zu bezahlen, unabhängig davon, ob die Unterlagen binnen der sechswöchigen Frist eingereicht werden.