Das Handelsregister ist das zentrale Medium, in dem Kaufleute (= Unternehmen mit Kaufmannseigenschaft) die wesentlichen Daten zum Unternehmen bzw. zur Gesellschaft einzutragen und zu veröffentlichen haben. Für Partnerschaftsgesellschaften existiert mit dem Partnerschaftsregister ein ähnliches Register. Eintragungen und Änderungen erfolgen regelmäßig über einen Notar. Kapitalgesellschaften wie die GmbH werden in Abteilung B des Handelsregisters des örtlichen zuständigen Amtsgerichts eingetragen.

1. Rechtsgrundlagen zum Handelsregister

Die Rechtsgrundlagen zum Handelsregister und für die Verpflichtung zur Eintragung unternehmensrelevanter Informationen sind in §§ 8 – 16 HGB zu finden. Dort wird unter anderem geregelt,

  • wer das Handelsregister führt,
  • wer darin Einsicht nehmen kann,
  • wie Eintragungen erfolgen und zu veröffentlichen sind und
  • welche Wirkung mit Eintragungen im Handelsregister

verbunden sind. Diese Vorschriften werden ergänzt durch die Regelungen in §§ 125-158 FGG, die sich in erster Linie mit dem Verfahren bei der Anmeldung, Eintragung und Bekanntmachung beschäftigen und daher vor allem für die Notare für Bedeutung sind. Darüber hinaus ist noch die Handelsregisterverordnung zu beachten. Seit Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die Handelsregister auf elektronischen Betrieb umgestellt.

Ein entsprechender Handelsregistereintrag erfolgt grundsätzlich nur nach entsprechender Anmeldung durch die betroffene Gesellschaft, wobei die Anmeldung regelmäßig durch einen Notar erfolgt, der die Anmeldung durch die vertretungsberechtigte Person notariell zu beglaubigen hat. Die Einsicht ins Handelsregister ist gem. § 9 HGB für jedermann möglich, um sich über die Eintragungen zu einem Kaufmann zu informieren, wobei die meisten Angaben nur gegen eine geringe Gebühr abgerufen werden können.

2. Sachliche und örtliche Zuständigkeit

Für die Führung der Handelsregister sind gem. § 8 HGB i.V.m. § 125 FGG die Amtsgerichte sachlich zuständig. Örtlich ist in der Regel das Amtsgericht zuständig, in dessen Bezirk sich der Sitz der Gesellschaft befindet. Mit der Umstellung auf elektronischen Betrieb wurde die örtliche Zuständigkeit auf Amtsgerichte in den größeren Städten der Bundesländer konzentriert. Innerhalb des örtlich zuständigen Amtsgerichts ist ein Rechtspfleger funktionell zuständig.

3. Gliederung des Handelsregisters

Die jeweiligen Handelsregister bei den örtlich zuständigen Amtsgerichten gliedern sich in zwei Abteilungen, die mit

  • Abteilung A und
  • Abteilung B

bezeichnet werden.

Während in Abteilung A des Handelsregisters in erster Linie die wesentlichen Daten zu den Kaufleuten in der Rechtsform des Einzelunternehmens und Personengesellschaften (OHG, KG) eingetragen werden, sind die Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH, SE) in Abteilung B des Handelsregisters einzutragen.

Für jedes kaufmännische geführte Unternehmen wird beim örtlich zuständigen Amtsgericht ein gesondertes Registerblatt mit einer eigenen Registernummer angelegt und geführt. Hier werden die folgenden Informationen erfasst und veröffentlicht:

  • Firmierung, also die Bezeichnung der Firma,
  • Ort der Niederlassung/Sitz und Zweigniederlassungen,
  • Gegenstand des Unternehmens,
  • Höhe des Grund- bzw. Stammkapitals bei Kapitalgesellschaften,
  • Angaben zur Vertretung des Unternehmens, d.h. persönliche haftende Gesellschafter bei OHG und KG bzw.
  • Mitglieder des Vertretungsorgans bei AG, GmbH und EWIV;
  • Angaben zur Prokura (falls vorhanden);
  • Rechtsform und Datum des Gesellschaftsvertrages bzw. der Satzung;
  • Kommanditisten bei KG;
  • Haftung des Erwerbers bei Firmenfortführung;
  • Insolvenzrechtliche Informationen;
  • Unternehmensverträge;
  • Umwandlungsrechtliche Eintragungen.

Mit dem Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Mißbräuchen (MoMiG) hat der Gesetzgeber bezüglich der GmbH und UG haftungsbeschränkt bestimmt, dass bei der Anmeldung der Gesellschaft eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben ist. Diese muss bei Umzug der Gesellschaft entsprechend geändert werden. Bevor eine GmbH bzw. UG haftungsbeschränkt im Handelsregister wieder gelöscht wird, ist ein regelmäßig ein ordnungsgemäß durchgeführtes Liquidationsverfahren erforderlich.

4. Gebühren für Eintragungen

Eintragungen im Handelsregister sind gebührenpflichtig, wobei sich die Gebühren nach dem Aufwand richten, der mit der Eintragung verbunden ist. Die Höhe der Gebühren wird in der Handelsregistergebührenverordnung festgelegt.

5. Bekanntmachung der Eintragungen

Grundsätzlich werden die Eintragungen gem. § 10 Abs. 2 HGB öffentlich bekannt gemacht, wobei die Veröffentlichung seit 01.01.2007 auf der Internetseite www.handelsregisterbekanntmachungen.de erfolgen.

6. Vertrauensschutz

Eintragungen im Handelsregister genießen gegenüber Dritten einen Vertrauensschutz und begründen den sog. öffentlichen Glauben gem. § 15 HGB. Ferner werden bestimmte Tatsachen erst durch Eintragung wirksam.