Haftungsfalle Registrierkasse ab 2017

Mit der sog. Kassenrichtlinie 2010 hat die Finanzverwaltung erhöhte Anforderungen an die Beschaffenheit und Ausrüstung einer sog. Registrierkasse festgelegt. Die darin enthaltene Übergangsregelung ist zum 31.12.2016 abgelaufen. Damit wird es für die betroffenen Betriebe mit umfangreichem Bargeldverkehr noch schwieriger, die bestehenden steuerrechtlichen Pflichten bei der Kassenführung zu beachten und einzuhalten. Wer ab dem 01.01.2017 noch eine elektronische Registrierkasse einsetzt, die den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht genügt, risikiert Hinzuschätzungen im Falle einer Betriesprüfung durch das Finanzamt.

Kassenrichtlinie 2010 zur Registrierkasse

In dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (BStBl 2010 I S. 1342) hat die Finanzverwaltung umfangreiche Regelungen erlassen, die sich insbesondere mit der Beschaffenheit und Ausrüstung elektronischer Kassen (Registrierkassen) beschäftigen. Hiernach muss eine Registrierkasse in der Lage sein,

• alle steuerlich relevanten Einzeldaten
• unveränderbar sowie vollständig
• aufzuzeichnen und aufzubewahren.

Ferner muss die Software einer Registrierkasse so programmiert sein, dass alle Einzeldaten (einschließlich Journaldaten, Auswertungsdaten und Programmierdaten) sowie Änderungen der Stammdaten revisionssicher gespeichert werden und während der regelmäßig 10-jährigen Aufbewahrungsfrist

• jederzeit verfügbar,
• unverzüglich lesbar und
• maschinell auswertbar sind.

Ausgedruckte Kassenbelege und Auswertungen sind für eine ordnungsgemäße Kassenführung nicht mehr ausreichend. Dies gilt übrigens nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Einzelunternehmer, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG im Rahmen einer Einnahmen-Überschußrechnung (EÜR) ermitteln. Das Gleiche gilt für das selbst erstellte Excel-Kassenbuch.

Darüber hinaus sind auch sonstige Organisationsunterlagen aufzubewahren, d.h.

• Handbücher zur Kasse,
• Bedienungs- und Programmieranleitungen,
• Programmierprotokolle (insbesondere das Einrichten oder Ändern von Preisen, Benutzern oder Steuersätzen).

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass im Bargeldverkehr zukünftig alles relevant wird und dementsprechend zu speichern und aufzubewahren ist, so dass ein Prüfer der Finanzverwaltung jederzeit alles prüfen kann. Mängel oder Lücken führen dazu, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde, was die Möglichkeit zu Hinzuschätzungen durch den Betriebsprüfer eröffnet.

Übergangsfrist zum 31.12.2016 abgelaufen

In dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 (Kassenrichtlinie 2010) waren noch Übergangsfristen bis zum 31.12.2016 enthalten, auf die sich die betroffenen Unternehmen mit Bargeldverkehr jedoch mit Wirkung ab dem 01.01.2017 nicht mehr berufen können. Sofern noch nicht geschehen, ist

• eine Aufrüstung der vorhandenen Registrierkasse (sofern möglich) oder
• die Anschaffung einer geeigneten neuen Kasse

dringend zu empfehlen. Anderenfalls besteht die Gefahr von Hinzuschätzungen anlässlich einer Betriebsprüfung (§ 162 AO), da Mängel bei der Kassenbuchführung die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage stellt.

GoBD

Neben der o.g. Kassenrichtlinie vom 26. November 2010 sind daneben auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gem. BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (BStBl. I 2014, 1450) zu beachten, gültig seit 01.01.2015.

Kassengesetz

Der Kampf gegen das Bargeld ist mit der Kassenrichtlinie noch nicht beendet. Mit einem Gesetzentwurf zu einem sog. Kassengesetz arbeitet der Gesetzgeber bereits an der nächsten Stufe, die Anforderungen im Umgang mit Bargeld weiter anzuheben, eventuell schon ab dem 01.01.2020.