Wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in der Praxis auszusehen hat, wird gesetzlich nicht näher definiert. Der BFH und die Finanzgerichte haben im Laufe ihrer Rechtsprechung jedoch klare Anforderungen definiert, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch gestellt werden.
Anforderungen an ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S.d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 3 EStG wurde durch die Rechtsprechung des BFH wie folgt präzisiert (vgl. BFH, Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05; Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04; Urteil vom 16.3.2006, VI R 87/04; Urteil vom 14.12.2006, IV R 62/04; Urteil vom 10.4.2008 VI R 38/06; Urteil vom 1.3.2012, VI R 33/10).
Das FG Münster hat dieAnforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in seinem Urteil vom 11.10.2019 (13 K 172/17) wie folgt zusammengefasst:
Nach Wortlaut sowie Sinn und Zweck der Regelung muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.
Zeitnah und in geschlossener Form
Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.
Datum, Fahrtziel, Anlaß der Fahrt
Hierfür hat es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner der GmbH oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen.
Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner der GmbH aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.
Vollständig und in fortlaufendem Zusammenhang
Dementsprechend müssen Geschäftsführer die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Das Fahrtenbuch ist bereits deshalb nicht ordnungsgemäß, weil es für die Streitjahre lediglich die Zeiträume vom 6.2.2009 bis zum 23.8.2009 und vom 17.4.2010 bis zum 14.10.2010 abdeckt. Der Kläger wies den Pkw AA-BB 100 aber für den gesamten Streitzeitraum im Betriebsvermögen seines Einzelunternehmens aus.
FG Münster, 11.10.2019 , 13 K 172/17
Jede einzelne berufliche Verwendung = eine Fahrt
Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
Darüber hinaus sind bei den Aufzeichnungen regelmäßig Hin- und Rückfahrten in einer Zeile zusammengefasst. Als Ziel der Fahrt sind lediglich Städte- bzw. Gemeindebezeichnungen genannt. Die jeweils aufgesuchten Gesprächspartner wurden regelmäßig z.B. als „Kunde“, „Produkt“ oder „Veranstaltung“ bezeichnet, im Übrigen lediglich mit den Nachnamen. Hierbei handelt es sich weder um eine hinreichend genaue Angabe der Fahrtziele noch der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner. Die bloßen Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen nicht, da die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe nicht zweifelsfrei zu ermitteln sind. Weiterhin erscheint das Fahrtenbuch auch deshalb nicht ordnungsgemäß, weil die Hin- und Rückfahrten zusammengefasst wurden. Es ist hierdurch nicht zweifelsfrei zu erkennen, dass es sich jeweils um einheitliche berufliche Reisen, bestehend aus mehreren Teilabschnitten und ohne Unterbrechung durch private Verwendungen, handelte. Weiter spricht gegen die Ordnungsmäßigkeit der Fahrtenbücher, dass das jeweilige Datum von Privatfahrten nicht eingetragen wurde und auch Tankfahrten nicht erkennbar waren. Damit sind die Eintragungen unvollständig.
FG Münster, 11.10.2019, 13 K 172/17
Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise des Geschäftsführers aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden.
Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.
Nutzungsänderung durch Privatfahrten
Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung des Geschäftsführers unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar. Dieser ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren.
Private Nutzung mehrerer Kfz
Zur privaten und betrieblichen Nutzung mehrerer Kfz siehe auch BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BStBl I 2009, 1326 Tz. 12.
Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:
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