Erfolgreich verhandeln als Geschäftsführer

Verhandlungen gehören zum Alltag eines jeden GmbH-Geschäftsführers und können entscheidend für den Erfolg des Unternehmens sein. In unterschiedlichen Konstellationen erfolgreich verhandeln erfordert nicht nur die richtigen Techniken und Werkzeuge, sondern auch das Verständnis der spezifischen Verhandlungssituation und die Fähigkeit, sich auf das Gegenüber, dessen Interessen und Emotionen einzustellen.

Während das Harvard-Konzept und die Suche nach Win-Win-Situationen immer noch als bewährte Verhandlungsmethode gilt, haben Autoren wie Chris Voss (FBI) und Matthias Schranner eindrücklich gezeigt, dass es je nach Situation und Beteiligten alternative Techniken und Werkzeuge gibt, die besser geeignet sind, um die eigenen Interessen und Bedürfnisse zu befriedigen. Insbesondere das Disaster in München während der Olympischen Spiele 1972 zwang das FBI, die eigenen Verhandlungstechniken und Methoden zu optimieren. Im nachfolgenden Artikel wollen wir uns die wesentlichen Elemente des Harvard-Konzepts und die Kritikpunkte von Chris Voss sowie von Matthias Schranner anschauen.

Inhalt:

1. Bedeutung von Verhandlungen für GmbH-Geschäftsführer
2. Verhandeln kann man lernen
3. Erfolgreich verhandeln ist kein Zufall
4. Das Bild einer typischen Verhandlung
5. Die wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Verhandlung
6. Einführung in das Harvard-Konzept
7. Grundprinzipien des Harvard-Konzepts
8. Die wesentlichen Kritikpunkte am Harvard-Konzept

1. Bedeutung von Verhandlungen für GmbH-Geschäftsführer

Die Kunst des Verhandelns besteht darin, innerhalb weniger Augenblicke eine vertrauensvolle Beziehung zum Verhandlungspartner aufzubauen, um gemeinsam sinnvolle Lösungen zu finden. Dies erfordert neben guten Kommunikationstechniken und Empathie auch eine gründliche Vorbereitung. Es ist wichtig, während der Verhandlung die relevanten Interessen auf beiden Seiten zu erkunden und die eigenen Ziele und Prioritäten im Blick zu behalten. Allerdings müssen Geschäftsführer auch in der Lage sein, in schwierigen Verhandlungen oder konfliktgeladenen Situationen aus einer Position der Stärke heraus zu agieren und die eigenen Interessen durchzusetzen, ohne jedoch die Beziehung zum Verhandlungspartner zu vernachlässigen oder gar zu beschädigen.

Insgesamt ist es entscheidend, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben, um auf unvorhergesehene Situationen oder Verhandlungstaktiken reagieren zu können. Eine erfolgreiche Verhandlung erfordert daher sowohl strategisches Geschick als auch emotionale Intelligenz und ein gutes Gespür für zwischenmenschliche Beziehungen.

In der Theorie ist eine Verhandlung geprägt vom Geben und Nehmen im Sinne einer Einigung, bei der es keine Gewinner oder Verlierer geben sollte. Oft ist die Rede von Win-Win-Lösungen. In der Praxis sieht es dann jedoch häufig anders aus. Allzu oft haben wir es mit Gewinnern und Verlierern zu tun. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Für den Geschäftsführer einer GmbH ist es jedoch wichtig, in Verhandlungen möglichst selten auf der Verliererseite zu stehen:

• Ein Geschäftsführer verhandelt mit mehreren potenziellen Lieferanten, um den Preis und die Konditionen für die GmbH zu verbessern. Gelingt das nicht, muss die GmbH ihren Betrieb spätestens in drei Jahren beenden.
• Ein Geschäftsführer einer kleinen GmbH verhandelt mit der Bank über ein Darlehen, um Investitionen in die Automatisierung der Produktion zu finanzieren. Ohne die Automatisierung der Produktion ist die GmbH nicht mehr in der Lage, konkurrenzfähige Preise ihrer Produkte aufrechtzuerhalten.
• Der Geschäftsführer einer GmbH verhandelt mit einem Rechtsanwalt in Vertretung der Gesellschafter über eine Gehaltserhöhung.
• Ein Geschäftsführer verhandelt mit einem Konkurrenten über eine Kooperation in der Forschung und Entwicklung neuer Baustoffe, die beiden Unternehmen zugutekommt und ihre Position am Markt stärkt.

Wie diese Beispiele zeigen, kann das Ergebnis einer Verhandlung für die GmbH mitentscheidend sein, wenn es um Erfolg oder Mißerfolg geht.

2. Verhandeln kann man lernen

Leider wird Verhandeln weder an der Schule noch an der Universität gelehrt. Daher müssen wir uns das Know-How mehr oder weniger mühsam selbst beibringen. Fehler in der Vergangenheit waren lange Zeit die einzigen Lehrmeister, um es beim nächsten Mal besser zu machen. Diese können jedoch vielen Menschen das Leben kosten. Inzwischen stehen daher spezialisierte Institute und Berater zur Verfügung.

Wer sich mit dem Thema etwas genauer beschäftigt, stößt sehr schnell auf das Harvard-Konzept, das die beiden Rechtswissenschaftler Roger Fisher und William Ury vor mehr als 40 Jahren an der namhaften Harvard Law School entwickelt haben. Seitdem haben weitere Personen aus Unternehmen, Universitäten oder Polizeibehörden neue Verhandlungskonzepte entwickelt, insbesondere das FBI in den USA.

Nachfolgend möchte ich Ihnen das Harvard-Konzept sowie alternative Strategien und Taktiken vorstellen. Wir werden entdecken, wann und warum es funktioniert und wann es an seine Grenzen stößt. Das Ziel besteht darin, in den unterschiedlichsten Lebenssituationen selbstbewusst und zielorientiert zu verhandeln, ohne dabei den Verhandlungspartner „über den Tisch zu ziehen“ oder zu verletzen.

3. Erfolgreich verhandeln ist kein Zufall

Aus meiner Erfahrung als Rechtsanwalt kann ich Ihnen sagen: Erfolgreich verhandeln ist kein Zufall, sondern regelmäßig das Ergebnis einer guten Vorbereitung und einer Strategie, jedoch ohne daran krampfhaft festzuhalten. Eine gute Vorbereitung und eine kluge Strategie verschaffen die Basis, um in einer Verhandlung die angestrebten Ziele zu erreichen. Ist damit immer eine zufriedenstellende Einigung garantiert? Leider nein, aber Sie erhöhen die Chancen und mindern die Risiken.

Eine gründliche Vorbereitung auf die Verhandlung entscheidet darüber, ob Sie Ihre Interessen klar und verständlich vorbringen und mit Argumenten überzeugen können. Erst wenn Sie alle relevanten Informationen in der Sache und über Ihre Verhandlungspartner kennen, sind Sie für echte Win-Win-Lösungen vorbereitet. Wissen ist Macht. Mit einer guten Vorbereitung lässt sich das Risiko minimieren, durch Tricks überrascht oder zu falschen bzw. ungewollten Entscheidungen manipuliert werden.

Allerdings ist eine Win-Win-Lösung das Ideal einer Verhandlung, das man anstreben, aber keinesfalls erwarten darf. Am Verhandlungstisch sitzen immer Menschen, die nicht selten emotional oder sogar irrational denken und handeln. In diesem Sinne ist der Spruch des Boxweltmeisters Mike Tyson passend: “Everybody has a plan until they get punched in the mouth.” Er bedeutet, dass eine Strategie oft gut aussieht, bis man mit unerwarteten Hindernissen oder Herausforderungen konfrontiert wird. Aus diesem Grund ist es neben einer guten Vorbereitung auch wichtig, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben, um auf alle Eventualitäten in einer Verhandlung vorbereitet zu sein.

4. Das Bild einer typischen Verhandlung

Eine typische Verhandlung sieht in der Praxis auch heutzutage immer noch so aus: Zwei Personen mit unterschiedlichen oder gar entgegenstehenden Positionen feilschen mit allen Mitteln und Tricks um jeden Zentimeter. In vielen Fällen konzentriert sich die Diskussion um Rechte oder im weitesten Sinne aufs Geld. Das Ergebnis ist meist davon abhängig, welche Seite zuerst von ihrer Position abrückt und dem Gegenüber nachgibt. Im Ergebnis haben wir es dann mit Gewinnern und Verlierern zu tun, was nach dem Harvard-Konzept nicht der Sinn und Zweck einer Verhandlung sein sollte.

Klassisches Beispiel ist die Verhandlung zwischen Lieferant und Kunde um den angemessenen Preis für ein Produkt. Während der Lieferant den Preis X aufruft, erwidert der Kunde: „Zu teuer. Ich zahle höchstens den Preis Y“. Kommt Ihnen das bekannt vor? Am Ende einigen sie sich auf den Preis Z, der meist in der Mitte zwischen X und Y liegt.

Provokativ hat Chris Voss sein Buch genau aus diesem Grund “Never split the difference” genannt. Es gibt zu viele Verhandlungssituationen, in denen sich Verhandlungspartner nicht einfach in der Mitte treffen können. Nur selten ist die Mitte ein vernünftiges Ergebnis für beide Seiten.

5. Die wichtigsten Grundlagen für eine erfolgreiche Verhandlung

Obwohl Menschen seit mehr als 5.000 Jahren miteinander verhandeln, wissen wir immer noch vergleichsweise wenig über die Methoden und Charaktereigenschaften der Gewinner beim Verhandeln. Es gibt nach wie vor nur wenige zugängliche wissenschaftliche Studien zum Verhandeln.

Einer der ersten war der US-Amerikaner Dr. Chester L. Karrass, der im Rahmen seiner Promotion an der University of Southern California insbesondere den Einfluss von Stärke (Power) und Kunstfertigkeit (Skill) auf das Verhandlungsergebnis untersuchte. Die Ergebnisse dieser Studie hat er in seinem lesenswerten Buch “The Negotiation Game” veröffentlicht. Interessant war die Feststellung, dass qualifzierte Verhandler deutlich erfolgreicher sind, wenn sie die Verhandlung mit möglichst hohen Forderungen beginnen. Am erfolgreichsten war die Personen, die Kompromisse vermeiden konnten oder nur zögerlich eingingen und deren Zugeständnisse geringer waren als die der Gegenseite. Ebenso interessant ist die Feststellung, dass alle Verhandler mit der Vereinbarung zufrieden waren, unabhängig davon, ob sie erfolgreich waren oder nicht.

Andere wissenschaftliche Studien von Deepak Malhotra und Keith Murnighan haben jedoch gezeigt, dass auch andere Faktoren wie Empathie oder eine enge Bindung gegenüben dem Verhandlungspartner positiven Einfluss auf das Ergebnis der Verhandlung haben können. Margaret Neale von der Stanford Graduate School of Business hat festgestellt, dass die offene Aussprache der Ziele und die Suche nach einer gemeinsamen Basis gute Ergebnisse erzielen kann. Adam Galinsky von der Columbia Business School und Leigh Thompson von der Kellogg School of Management haben festgestellt, dass Flexibilität bzw. kreative Alternativen und die Bereitschaft, sie auszuschöpfen, in der Regel bessere Ergebnisse liefern als ohne diese Eigenschaften.

6. Einführung in das Harvard-Konzept

Vor mehr als 40 Jahren haben die Rechtswissenschaftler Roger Fisher und William Ury das Harvard-Konzept an der bekannten Harvard Law School entwickelt. Die sehr populäre Verhandlungstechnik wurde weltweit akzeptiert und in der Praxis angewandt, weil sie den Fokus auf Interessen und objektive Kriterien legt, während, während die Menschen und Probleme voneinander getrennt behandelt werden. Das Ziel ist eine einvernehmliche und konstruktive Einigung, bei der alle Beteiligten den größtmöglichen Nutzen erzielen.

Während die Sache immer im Vordergrund steht, werden Menschen und Interessen getrennt voneinander behandelt. Anders als bei der typischen Verhandlung geht es hier nicht um Positionen, sondern um die zugrundeliegenden Interessen. Differenzen sind möglichst konstruktiv und zum beiderseitigen Vorteil zu überwinden. Das Ziel ist ein Win-Win-Ergebnis, d.h. es wird der größtmögliche Nutzen für alle Beteiligten unter Wahrung der geschäftlichen oder persönlichen Beziehung angestrebt. Das Verhandlungsergebnis wird nach objektiven Kriterien bestimmt.

Das Harvard-Konzept ist in jeder erdenklichen Konstellation anwendbar, sei es die Verhandlung zwischen den Regierungen zweier oder mehrerer Staaten, zwischen Lieferanten und Produzenten, zwischen Rechtsanwälten oder Ehepartnern. Es spielt keine Rolle, ob zwei, drei oder noch mehr Parteien beteiligt sind. Verhandlungen auf Basis des Harvard-Konzepts kommen sogar dann zu guten Ergebnissen, wenn eine Partei deutlich mächtiger ist und infolgedessen hart verhandelt. Beim  sachbezogenen Verhandeln gibt es keine starke oder schwache Seite.

Bei einer sachbezogenen Verhandlung auf Basis des Harvard-Konzepts werden zunächst die Interessen der Beteiligten und die objektiven Kriterien analysiert. Hierzu sind die wichtigsten Infos einzuholen und zu ordnen. Anschließend folgt die Planung der Verhandlung. Geht man in dieser Reihenfolge vor, können sich plötzlich ganz einfache Lösungen ergeben, mit denen alle Seiten höchst zufrieden sind.

Beispiel zur Anwendung des Harvard-Konzepts

Zwei Kinder streiten um die letzte Orange in der Obstschale. Die Mutter schaltet sich in den Streit ein und fragt beide Kinder, wofür Sie die Orange haben wollen (Interessen). Hierbei erfährt sie, dass die Tochter die Orangenschale für einen Kuchen benötigt, während der Sohn einen frisch gepressten Orangensaft möchte. Anstatt den Streit der Kinder mit einem Kompromiss zu beenden und die Frucht in zwei Hälften zu teilen, nutzt die Mutter das Harvard-Konzept, um mit einer einfachen Frage eine Win-Win-Lösung zu finden. Der Vorschlag ist dann einfach und macht beide Kinder glücklich. Die Suche nach dem „Wofür“ war der Schlüssel zu einer echten Win-Win-Lösung, die viel mehr ist als ein Kompromiß, bei dem beide Kinder etwas aufgeben müssen (Lose-Lose-Lösung).

7. Grundprinzipien des Harvard-Konzepts

Die Methode des sachbezogenen Verhandelns nach dem Harvard-Konzept baut auf folgenden Grundprinzipien auf:

1. Menschen und Probleme getrennt voneinander behandeln („Hart in der Sache, weich zu den Menschen.“)
2. Interessen stehen im Mittelpunkt, nicht Positionen;
3. Alternativen und Optionen entwickeln;
4. Objektive Kriterien bestimmen das Verhandlungsergebnis.

Der Erfolg einer Verhandlung ist davon abhängig, inwieweit Sie in der Sache Ihre klar definierten Ziele erreichen können. Diese stehen zu jedem Zeitpunkt im Mittelpunkt der Verhandlungen („Hart in der Sache“). Diesbezüglich sind Ihre Verhandlungspartner weder Freund noch Feind, sondern Menschen mit Emotionen und ebenso legitimen Interessen.

Stellen Sie sich Ihren Verhandlungspartnern nicht entgegen, sondern arbeiten Sie mit Ihnen gemeinsam an dem bestmöglichen Ergebnis für alle Seiten. Behandeln Sie alle Beteiligten mit Neugier, Respekt und Emphatie („Weich zu den Menschen“).

Emotionale Ausbrüche oder Angriffe auf Ihre Verhandlungspartner führen nur zu Spannungen, die im Hinblick auf Ihre Ziele kontraproduktiv sind. Darüber hinaus belasten sie die Beziehung und zukünftige Verhandlungen. Konzentrieren Sie sich stets auf die Interessen, die hinter den jeweiligen Forderungen der Parteien (Positionen) stehen.

Eine sachbezogene Verhandlung wird niemals von Entscheidungen im Sinne von „entweder-oder“ dominiert, sondern immer von Alternativen und Optionen. Bei guter Vorbereitung sollten Sie stets in der Lage sein, eine festgefahrene Verhandlung durch einen neuen Vorschlag wiederzubeleben. Manchmal ist auch ein gemeinsames Brainstorming während der Verhandlung hilfreich.

8. Die wesentlichen Kritikpunkte am Harvard-Konzept

Wer schon häufiger Verhandlungen geführt hat, kennt die Schwächen und Grenzen des Harvard-Konzepts, die auch von Chris Voss und Matthias Schranner erkannt und wie folgt benannt wurden.

a) Beim Verhandeln gibt es nur selten Win-Win-Lösungen

Das Streben nach Win-Win-Lösungen ist in vielen Fällen nicht realistisch. Verhandlungen dienen stattdessen in erster Linie zwei Zwecken: Sammeln von Informationen und Einfluss üben auf das Verhalten der Gegenseite, um eine Lösung zu finden, die für die eigene Seite am vorteilhaftesten ist. In einer Verhandlung mit Geiselnehmern gibt es keine Möglichkeit, einen Kompromiss zu finden. Der Verhandler muss alles gewinnen, was er verlangt, ohne dabei etwas von Substanz zurückzugeben.

b) Menschen haben Emotionen und Gefühle

Menschen haben Emotionen und Gefühle, die eine Verhandlung dominieren können: Im Gegensatz zum Harvard-Konzept betonen Voss und Schranner die Notwendigkeit, Menschen und ihre Emotionen in einer Verhandlung zu berücksichtigen und auf sie flexibel zu reagieren. Menschen haben Bedürfnisse, Wünsche, Vorurteile und Ängste, die in einer Verhandlung nicht unberücksichtigt bleiben können, um zu erfolgreichen Ergebnissen zu gelangen. Ganz im Gegenteil, die Kunst des Verhandelns besteht darin, die tierischen und irrationalen Emotionen der Verhandlungspartner laserscharf in den Blick zu nehmen. Aus diesem Grund sind Empathie und die Fähigkeit zum aktiven Zuhören essentiell, um diese Emotionen zu erkennen und zum eigenen Vorteil zu verwenden.

c) Macht und Zeit sind wichtige Erfolgsfaktoren

Macht und Zeit sind wichtige Faktoren, die in einer Verhandlung auch zum eigenen Vorteil einzusetzen sind, wenn man gute Ergebnisse für die eigene Seite erzielen will.

d) Flexibilität und Kreativität

Eine gute Vorbereitung der Verhandlung ist nicht immer ausreichend: Während das Harvard-Konzept die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung betont, argumentieren Voss und Schranner, dass Vorbereitung nicht immer ausreichend ist. Verhandler müssen in der Lage sein, flexibel zu bleiben und auf unerwartete Situationen zu reagieren, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Während das Harvard-Konzept die Bedeutung von objektiven Kriterien bei der Festlegung und Beurteilung von Verhandlungsergebnissen betont, argumentieren Voss und Schranner, dass Flexibilität und Kreativität bei der Suche nach Lösungen oft genauso wichtige Werkzeuge sind.

Bild von Mariana Anatoneag auf Pixabay