Seit dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 50 oder mehr Mitarbeitern zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Die Meldekanäle müssen jeder Person zur Verfügung stehen, zum Beispiel über einen Link auf Ihrer Webseite. Nach Eingang des Hinweises sind Sie dazu verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen den Hinweisgeber über den Eingang des Hinweises zu benachrichtigen, um anschließend den Hinweisen auf den Grund zu gehen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Einrichtung eines Hinweisgebersystems
Die Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems geht zurück auf die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019. Sie richtet sich an private Unternehmen und öffentlich-rechtliche Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern und dient dem Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Whistleblower).
Die Mitgliedstaaten der Europäischen Union waren verpflichtet, die Europäische Richtlinie bis spätestens 17. Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen. Deutschland ist diesbezüglich (mal wieder) säumig, so dass die EU-Kommission am 27. Januar 2022 ein förmliches Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland (sowie gegen 23 weitere Mitgliedstaaten) eingeleitet hat.
Das Justizministerium der aktuellen Regierung hat nunmehr im April 2022 einen Entwurf für das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen” (Hinweisgeberschutzgesetz) vorgestellt, zu dem sich die Länder und Verbände bis 11. Mai 2022 äußern können. Laut dem Handelsblatt soll das Gesetz im Juni 2022 vom Kabinett beschlossen und spätestens im Herbst in Kraft treten.
Aufgaben eines Hinweisgebersystems
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben (hinweisgebende Personen). Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegenüber sog. Whistleblowern sind verboten.
Ein Hinweisgebersystem soll in erster Linie den Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts, aber auch deren Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Personen die Möglichkeit geben, ohne die Sorge vor Vergeltungsmaßnahmen auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Die Empfänger solcher Hinweise haben damit die Möglichkeit, Hinweise auf Fehlverhalten in ihrem Einflussbereich zu prüfen, etwaigen bereits entstandenen Schaden aufzunehmen, Beweise zu sichern und ggf. weiteren Schaden durch die Verbesserung der interne Prozesse zu verhindern.
Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems dient also in erster Linie der Verbesserung eines bereits bestehenden Compliance-Management-Systems. Diese Aufgabe kann ein Hinweisgebersystem am besten erfüllen, wenn es klare Regeln vorgibt, wie mit dem Hinweis eines internen oder externen Hinweisgebers zu verfahren ist und welche Rechte und Pflichten sich für alle Beteiligten ergeben.
Unmittelbare Wirkung der Whistleblower-Richtlinie
Private Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sollten die Zeit bis zum Inkrafttreten des HinSchG nutzen, um ein Hinweisgebersystem im eigenen Unternehmen organisatorisch und technisch einzurichten. Öffentlich-rechtliche Institutionen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sind schon seit dem 18. Dezember 2021 zur Einrichtung eines Hinweisgebersystemes verpflichtet.
Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:
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