Elektronische Archivierung: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung denken immer mehr Unternehmen über das papierlose Büro nach. Viele davon sind auch schon mitten in der Umsetzung. Auch wenn (in den meisten Fällen) der Verzicht auf Papier noch nicht zu 100% möglich ist, ist jetzt der richtige Zeitpunkt zum Start. Zu diesem Zweck gibt es zahlreiche technische Lösungen, die mit wenig Aufwand in nahezu jedem Unternehmen einsetzbar sind. Auf dem Weg zum papierlosen Büro gibt es jedoch einige Aspekte beachten.

Der wichtigste Schritt ins papierlose Büro beginnt schlicht und einfach mit dem Entschluß und der Einleitung der ersten Maßnahmen. Je nach Unternehmensgröße kann dieser Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen. In meiner Steuerkanzlei erfolgte der Entschluß vor gut einem Jahr und inzwischen bin ich meinem Ziel schon sehr nahe. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine gute Planung. In jedem Fall muss die Umsetzung „top down“ erfolgen. Der Entschluß erfolgt also zunächst auf Ebene der Geschäftsführer und muss dann im gesamten Unternehmen bis in die tieferen Ebenen realisiert werden. Das papierlose Büro lässt sich in keinem Fall von heute auf morgen umsetzen. Daher ist es wichtig, so früh wie möglich zu starten. Während der Einführungsphase ist der Focus unbedingt auf die Disziplin zu richten. Je einfacher der Übergang gestaltet wird, desto schneller ist der Übergang abgeschlossen.

Wie bei vielen anderen Dingen ist der erste Schritt auf dem Weg zum Ziel der wichtigste. Empfehlenswert ist zunächst das papier-minimierte Büro als Zwischenziel, um sich anschließend dem Ziel “papierloses Büro” zu nähern. Nach einer reibungslosen Umsetzung ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Reduzierung der Druck- und Materialkosten.
• Platz- und Zeiteinsparung.
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen.
• Schnelleres Auffinden von Informationen durch intelligente Suchfunktionen.
• Ermöglichung zur Zusammenarbeit in mehreren Teams.
• Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.
• Produktivitätssteigerung in allen Unternehmensbereichen.

Zur Vermeidung von Fehlern beim Übergang ins papierlose Büro bietet sich zunächst eine Analyse der einzelnen Bereiche an. Diesbezüglich ist zunächst einmal der Ist-Zustand zu ermitteln und der Soll-Zustand zu definieren. Anschließend können alle notwendigen Maßnahmen eingeleitet und am Ende optimiert werden. Damit die Umsetzung reibungslos klappt, kann man gerne geeignete Software und Tools einsetzen. Um papiergebunde Dokumente und Belege zu digitalisieren, empfiehlt sich in jedem Fall ein leistungsstarker Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug. Letzteres ist keinesfalls zu unterschätzen. In diesem Stadium ist auch zu entscheiden, in welchem Format die Dateien archiviert werden und wie die Dateistruktur aufgebaut wird. Zu denken ist auch an Suchfunktionen und deren Tiefe. Programme wie etwa Doxis4 können die elektronische Archivierung von Dateien aller Art deutlich erleichtern. Weiterführende Informationen zu dieser Lösung findet man hier.

Wer die Vorteile des papierlosen Büros von Anfang an in vollem Umfang ausschöpfen will, sollte sich zusätzlich für ein Cloud-System entscheiden. Mittels einer Daten-Cloud kann man alle Informationen dezentral und auch mobil abrufen. So können Geschäftsführer und leitende Mitarbeiter auch ortsunabhängig auf Informationen und Daten zugreifen und ggf. sogar bearbeiten. Selbstverständlich verdient hier das Thema Datensicherheit und Datenverschlüsselung besondere Aufmerksamkeit. Weiterhin sind bei der Digitalisierung auch rechtliche Aspekte zu beachten, insbesondere steuerrechtliche Vorschriften. Bei elektronischen Dokumenten gelten beispielsweise meist die gleichen Aufbewahrungsfristen wie bei ihren physischen Pendants. Die Umsetzung und der Betrieb eines papierlosen Büros ist als ein ganzheitliches Konzept zu verstehen, bei denen Führungspositionen, Mitarbeiter und externe Dienstleistern Hand in Hand arbeiten müssen. Durchaus werden interne Prozesse die bislang physisch durchgeführt wurden neu „erlernt“ werden, bzw. der Umgang mit digitalen Dokumenten braucht eine gewisse Zeit bis hier eine Routine eingekehrt ist. Wenn das Konzept aber erst einmal umgesetzt wurde und lauffähig ist, kann das ganze Unternehmen hiervon im erheblichen Maße profitieren.

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