Überall ist von Bürokratieabbau in Deutschland zu lesen, aber die Realität sieht leider ander aus. Immer neue Gesetze und Verwaltungsvorschriften werden erlassen, um der Finanzverwaltung und der Deutschen Rentenversicherung den Datenzugriff auf die Buchführung und die Lohnabrechnungen der Unternehmen zu ermöglichen. Die Digitalisierung unserer Wirtschaft nimmt Tempo auf und das eröffnet auch dem Staat immer mehr Möglichkeiten, auf die Daten der Unternehmen im Bereich der Steuern und Sozialversicherung zuzugreifen und diese auszuwerten. Während die marginale Anhebung von Schwellenwerten im Steuer- und Sozialversicherungsrecht stets als Bürokratieabbau gepriesen wird, müssen selbst kleine Unternehmen ihre IT-Systeme für die ordnungsgemäße Übermittlung von Daten an das Finanzamt und den Datenzugriff im Falle einer Betriebsprüfung fit machen. Wer nicht folgt, muss büßen.
Datenübermittlungspflichten
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft wird die Basis geschaffen, um immer mehr Bereiche zu definieren, in denen die Unternehmen verpflichtet werden, Daten an die Finanzverwaltung, Kranken- oder Rentenversicherung oder an die Berufsgenossenschaften zu übermitteln. In den meisten Fällen werden die Übermittlungspflichten durch den Steuerberater oder Rechtsanwalt im Hintergrund erfüllt. Es gibt jedoch auch zahlreiche Unternehmen, die aus verschiedenen Gründen ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung selbst erledigen wollen und mit immer neuen Aufgaben konfrontiert werden. Die elektronische Übermittlung der monatlichen Umsatzsteuer- oder Lohnsteueranmeldung ist da nur ein kleiner Ausschnitt.
Datenzugriff auf Kassensysteme
Mit der sog. Kassenrichtlinie 2010 hat die Finanzverwaltung erhöhte Anforderungen an die Beschaffenheit und Ausrüstung der sog. Registrierkassen festgelegt. Die darin enthaltene Übergangsregelung für ältere Kassensysteme ist zum 31.12.2016 abgelaufen. Damit werden quasi alle Unternehmen mit umfangreichem Bargeldverkehr verpflichtet, ihre Registrierkassen an die Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 anzupassen und dem Datenzugriff der Finanzverwaltung vollständig zu öffnen. Wer ab dem 01.01.2017 noch eine elektronische Registrierkasse einsetzt, die den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht genügt, riskiert Hinzuschätzungen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Datenzugriff auf die Lohnabrechnung
Im Bereich der Finanzbuchhaltung hat die Finanzverwaltung schon seit dem 01.01.2002 das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung im Rahmen einer Außenprüfung mit Hilfe des Datenzugriffs zu prüfen (§ 147 Absatz 6 AO). Die Anbieter von Lohnabrechnungsprogrammen für Unternehmen und Steuerberater-Software, z.B. Agenda, DATEV oder edlohn von eurodata, mussten ihre Programme überarbeiten und sog. digitale Schnittstellen einführen, um der Finanzverwaltung und der Deutschen Rentenversicherung den vollständigen Datenzugriff zu ermöglichen (BMF-Schreiben vom 29. Juni 2011, IV C 5 – S 2386/07/0005). Eine solche digitale Schnittstelle soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder gemäß den Anforderungen der GoBD unabhängig der eingesetzten Lohnabrechnungsprogramme sicherstellen.
Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:
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