Die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung ist eine ständig wiederkehrende bürokratische Aufgabe, die entweder intern durch Mitarbeiter einer eigenen Personalabteilung oder extern durch ein Lohnbüro oder den Steuerberater erledigt werden. In beiden Fällen lässt die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit den heutigen webbasierten Online-Lösungen sehr gut automatisieren und damit kostengünstiger gestalten, zumal sich bei vielen Unternehmen von Monat zu Monat kaum Veränderungen ergeben.

Alternativen zur Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung

Einem Unternehmen in der Rechtsform der GmbH stehen die folgenden Alternativen zur Verfügung, um die regelmäßig wiederkehrende monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen:

a) Geschäftsführer selbst oder eigene Personalabteilung mit

  • hauseigener Software zur Erstellung der Lohnabrechnungen;
  • Nutzung eines lizenzierten Lohnabrechnungsprogramms, z.B. von DATEV, Agenda Software oder Lexware;
  • Nutzung eines webbasierten Online-Lohnabrechnungsprogramms, z.B. das Lohnabrechnungsprogramm edlohn.

b) Extern durch

  • ein Lohnbüro oder
  • Steuerberater.

Die vorgenannten Alternativen haben alle ihre Vor- und Nachteile, die bei der Entscheidung zu berücksichtigen sind. Während der oder die Geschäftsführer kaum die Zeit haben werden, sich mit den ständigen Neuerungen im

  • Steuerrecht,
  • Sozialversicherungsrecht und
  • Arbeitsrecht

auseinanderzusetzen, müssen Mitarbeiter einer eigenen Personalabteilung im Unternehmen durch regelmäßige Fortbildung entsprechend geschult werden, um auf dem Laufenden zu bleiben. Bestes Beispiel ist die Einführung des Mindestlohns in Deutschland zum 01.01.2015 mit den entsprechenden Anforderungen an die Lohnabrechnungen, insbesondere im Bereich der Dokumentationspflichten. Das kostet Geld und lohnt sich erst ab einer gewissen Größe des Unternehmens, zumal auch die Kosten einer hauseigenen Software oder die Lizenzgebühren eines Lohnabrechnungsprogramms zu berücksichtigen sind, die ständig aktualisiert werden müssen. Auf der anderen Seite besteht hier u.a. der Vorteil, dass die Daten im Hause sind und automatisiert in die Buchführung übernommen werden können.

Externe Lohnabrechnung

Gerade für die kleineren Unternehmen in der Rechtsform einer GmbH mit wenigen Mitarbeitern ist die Auslagerung der monatlichen Lohn- und Gehaltsrechnung die sinnvollste Lösung, sei es durch

  • ein externes Lohnbüro oder
  • den Steuerberater.

Hier entstehen zwar jeden Monat Kosten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die i.d.R. abhängig von der Zahl der Lohnabrechnungen sind, aber sicherlich deutlich unter den Kosten eigener Mitarbeiter im Rahmen einer Personalabteilung liegen dürften. Wichtig ist bei dieser Alternative, dass die notwendigen Infos über neue Mitarbeiter, Veränderungen oder das Ende einer Beschäftigung zeitnah und vollständig an das Lohnbüro oder den Steuerberater übermittelt werden.

Während die Kosten für die monatlichen Lohnabrechnungen bei einem externen Lohnbüro i.d.R. etwas günstiger sein werden, besteht der Vorteil beim Steuerberater meist darin, dass alle Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten in einem Hause sind und automatisiert verarbeitet werden können. Aus meiner Sicht macht das externe Lohnbüro vor allem dann Sinn, wenn die Finanzbuchhaltung im Unternehmen erstellt wird und die Buchungssätze aus der monatlichen Lohn- und Gehaltsrechnung automatisiert in die Finanzbuchhaltung eingespielt werden können.