Die elektronische Rechnung entwickelt sich für viele Unternehmen zur Steuerfalle bei der Umsatzsteuer. Jeder kennt den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, handelt aber nicht immer danach. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Rechnungen nur noch in elektronischer Form (PDF) ans E-Mail-Postfach der Empfänger zu versenden. Und in der Hektik des Alltags bleibt die elektronische Rechnung beim Empfänger dann meist dort liegen. Nur vereinzelt wird die Rechnung noch ausgedruckt und zu den anderen Belegen bzw. Kontoauszügen abgeheftet.

Keine Buchung ohne Beleg

Betriebsausgaben können nur dann gewinnmindernd abgezogen werden, wenn ein entsprechender Beleg vorliegt und der betriebliche Zusammenhang anhand dessen festgestellt werden kann. Noch strenger ist die Handhabung bei der Umsatzsteuer, denn ein Vorsteuerabzug ist gem. § 15 UStG von der Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung abhängig.

Ordnungsgemäße Rechnung

Die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und sind seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich. Danach muss eine ordnungsgemäße Rechnung insbesondere folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung,
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto oder Rabatte,
  • bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht,
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht.

Unter Rabatten sind z.B. Preisnachlässe auf Barzahlung, Treue, Wiederverkauf (Wiederverkäufer- und Großhandelsrabatt) oder auch solche  Rabatte aus Aktionen von Internetplattformen zu verstehen. Skonto und Rabatte werden also üblicherweise bereits in der Rechnung ausdrücklich ausgewiesen, sodass beim Rechnungsempfänger nur der jeweilige Nettobetrag nach Abzug des Skonto oder des Rabatt zu buchen ist.

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die gesetzlichen Anforderungen an den Versender einer elektronischen Rechnung sollen hier nicht weiter betrachtet werden. Viel interessanter erscheinen mir die Anforderungen an den Empfänger einer elektronischen Rechnung. Für die elektronische Rechnung gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Hiernach reicht es nicht, die Rechnung einfach nur auszudrucken und abzuheften (viele Unternehmen machen noch nicht einmal das).

Vielmehr muss

  • die übermittelte und verschlüsselte Rechnung im Originalzustand jederzeit überprüfbar sein;
  • die Signatur geprüft und das Ergebnis der Prüfung dokumentiert werden;
  • der Eingang der elektronischen Rechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden;
  • die verschlüsselte Rechnung, die entschlüsselte Rechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung und die Prüfprotokolle auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt.

Die einfache Ablage in einem E-Mail Postfach ist nicht ausreichend. Ohne ein ordnungsgemäßes Archiv droht dem Rechnungsempfänger die Versagung des Vorsteuerabzugs ebenso wie bei einer unsignierten E-Mail. Bislang kenne ich jedoch keinen Fall, in dem Finanzbeamte im Rahmen der Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug wegen Nichteinhaltung der o.g. formalen Vorschriften versagt haben. Ich lasse mich jedoch hier gerne eines Besseren belehren.

Neue EU-Regelungen zur Vereinfachung

Neue Regelungen seitens der EU zur (dringenden) Vereinfachung sind bereits auf dem Weg. Bis dahin kann jedoch noch eine Menge Zeit vergehen und es ist daher jedem Unternehmen dringend anzuraten, von der Möglichkeit einer elektronischen Rechnung nur sehr zurückhaltend Gebrauch zu machen, da der Aufwand für ein ordnungsgemäßes Verfahren auf beiden Seiten immens ist.

Update:

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 brachte rückwirkend zum 01.07.2011 enorme Erleichterungen für die elektronische Rechnung. Die bislang hohen Anforderungen an die Übermittlung einer elektronischen Rechnung fallen weg. Künftig gelten von Fax zu Fax übermittelte Rechnungen als normale Papierrechnungen.