Das Liquiditäts- und Forderungsmanagement gehört zu den zentralen Aufgaben der Geschäftsführer einer GmbH. Mangelnde Liquidität und ein fehlendes Forderungsmanagement sind häufige Ursachen einer Krise, die bei der GmbH unmittelbar zur Insolvenz führen kann.

1. Liquiditätsmanagement der Geschäftsführer

An oberster Stelle steht die Aufgabe der Geschäftsführer, die Zahlungsverpflichtungen der GmbH ordnungsgemäß zu erfüllen. Hierfür müssen die Geschäftsführer in jeder Phase des Unternehmens eine ausreichende Liquidität sicherstellen. Das Fortbestehen der GmbH ist hiervon abhängig, da eine Zahlungsunfähigkeit die Geschäftsführer zum sofortigen Insolvenzantrag zwingt.

Aufstellung eines Liquiditätsplans

Für ein wirksames Liquiditätsmanagement ist ein Liquiditätsplan aufzustellen, der monatlich

  • den Bestand liquider Mittel sowie
  • die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben

enthält. Hierüber können sich die Geschäftsführer jederzeit ein Bild über Zeitpunkt und Höhe sämtlicher Zahlungsverpflichtungen der GmbH machen. Entsprechende liquide Mittel sind rechtzeitig bereit zu stellen. Anderenfalls hat der Geschäftsführer dafür zu sorgen, dass Fälligkeiten verschoben werden.

Die Rolle der Umsatzsteuer im Liquiditätsmanagement

Die Umsatzsteuer spielt bei der Liquiditätsplanung eine ganz erhebliche Rolle. Die in den Rechnungen der GmbH ausgewiesene Umsatzsteuer muss an das Finanzamt abgeführt werden, auch wenn diese von den Kunden noch nicht bezahlt sind. Hier kann es beispielsweise bedeutend sein, eine außergewöhnlich hohe Rechnung erst zum Monatsbeginn zu erstellen anstatt zum Monatsende.

Kreditlinien sichern Liquidität

Nimmt die GmbH einen Dispositionskredit oder andere Kreditlinien in Anspruch, muss der Geschäftsführer darauf achten, dass keine Zwangsvollstreckung im Wege einer Kontopfändung auf dem Geschäftskonto der GmbH erfolgt. Dies könnte zu einer Kündigung der entsprechenden Kreditzusagen führen, was die Liquidität der GmbH nochmals erheblich beeinträchtigen kann. Das gleiche gilt bei Lastschriftrückgaben wegen unzureichender Deckung auf dem Konto der GmbH.

2. Forderungsmanagement in der GmbH

Ebenso wichtig wie das Liquiditätsmanagement ist das Handling der Forderungen der GmbH im Sinne eines effektiven Forderungsmanagements. Die Geschäftsführer müssen dafür zu sorgen, dass die Forderungen der GmbH gegenüber Kunden innerhalb der vereinbarten Termine erfüllt werden.

Nicht selten ist bei einer GmbH in der Krise zu beobachten, dass die GmbH einen hohen Bestand an längst fälligen Forderungen gegenüber Kunden besitzt. Es ist immer wieder erstaunlich, wie Geschäftsführer einer GmbH mit den Forderungen gegenüber Kunden umgehen. Bereits verdientes Geld wird aus den verschiedensten Gründen nicht realisiert. Oft ist es die Sorge, den Kunden zu verlieren. Irgendwann mangelt es der GmbH an Liquidität, um die eigenen Verpflichtungen fristgemäß zu bezahlen. Häufig habe ich festgestellt, dass Unternehmen ihre Rechnungen erst bezahlen, wenn diese ernsthaft angemahnt werden. Solange dies nicht geschieht, erfolgt keine Zahlung. Hierzu folgendes Beispiel:

Hat die GmbH eine Umsatzrendite von ca. 10%, muss sie bei einem Umsatzausfall von € 10.000 einen zusätzlichen Umsatz von € 100.000 erzielen, um diesen Ausfall zu kompensieren. Aus dieser Sicht ist es grob fahrlässig, wenn der Geschäftsführer eine ausstehende Forderung nicht rechtzeitig geltend macht oder eine Realisierung nicht wirksam verfolgt.

Folgende Maßnahmen gehören zu einem aktiven Forderungsmanagement in der GmbH:

  • Bonitätsprüfung der Kunden bei größeren Aufträgen;
  • Zügige Rechnungsstellung und Überwachung der Zahlungseingänge;
  • Wirksames und möglichst automatisiertes Mahnwesen;
  • Absicherung von Außenständen durch Kreditversicherung;
  • Factoring als Alternative prüfen.

Unverzeihlich ist es, wenn der Geschäftsführer keine wirksame Koordinierung zwischen Buchführung und Vertrieb eingerichtet hat. Hierzu folgendes Beispiel:

Die GmbH liefert erneut an einen Kunden Waren, obwohl dieser schon die letzten beiden Rechnungen nicht bezahlt hat. Inzwischen hat der Kunde auch seine Firmierung geändert und einen neuen Geschäftsführer bestellt. Wenige Wochen später folgt der Insolvenzantrag und die Aufforderung des Insolvenzverwalters, die Forderungen zu beziffern.

Der Geschäftsführer riskiert hier auch eine persönliche Haftung.

Muster und Vorlagen für Geschäftsführer:

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