Zur Gesamtausstattung des Geschäftsführer einer GmbH gehört in aller Regel ein gehobenes Kfz der Mittelklasse als Dienstwagen. Handelt es sich um ein Luxusauto oder gar um ein sportlich angehauchtes Fahrzeug der Spitzenklasse, müssen GmbH und Geschäftsführer einige Grundsätze beachten, damit das Fahrzeug steuerlich nicht zum Fiasko wird wie im folgenden Praxisfall.

1. Das ist der Sachverhalt

Der Gesellschafter- Geschäftsführer Schnell fährt als Dienstwagen einen Mittelklassewagen und führt für dieses Fahrzeug ein Fahrtenbuch, um auf diese Weise der sog. Dienstwagenbesteuerung nach der 1%- Regelung zu entgehen. Gesellschafter- Geschäftsführer Schnell hat sich also für die Fahrtenbuch- Methode entschieden und führt genau Buch über alle Fahrten mit diesem Fahrzeug. Auf den ersten Blick macht das Fahrtenbuch einen sauberen und vollständigen Eindruck.

Der Pkw des Geschäftsführer Schnell hat einen Bruttolistenpreis incl. Sonderausstattung in Höhe von EUR 60.000. Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Betriebssitz der GmbH beträgt 6 km. Geschäftsführer Schnell fährt pro Jahr ca. 50.000 km, wovon laut Fahrtenbuch 10% auf Privatfahrten entfällt.

Im Rahmen der Besteuerung des Dienstwagen ergab sich für die Ermittlung des geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagen dann folgende Berechnung:

Berechnung der Gesamtkosten des Dienstwagen Lohnsteuer Umsatzsteuer
Anschaffungskosten € 60.000 verteilt auf 8 bzw. 5 Jahre 7.500 12.000
Steuern und Versicherung 2.250 2.250
Benzinkosten, Reparaturkosten (netto) 8.500 8.500
Gesamtkosten netto 18.250 22.750
Geldwerter Vorteil der Privatnutzung 10% 1.825 2.275
Umsatzsteuer 19% 432,25

Nach dieser Berechnung ermittelte sich die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer auf den geldwerten Vorteil der Privatnutzung des Dienstwagen auf Basis des Betrags in Höhe von € 1.825 bzw. € 2.275.

2. So geht es weiter

Im Rahmen einer Umsatzsteuer- Sonderbetriebsprüfung prüfte der Betriebsprüfer des zuständigen Finanzamt auch das vorgelegte Fahrtenbuch des Geschäftsführer. Diese Prüfung läuft meist nach dem Prinzip ab, dass die Belege (insbesondere Tankquittungen, Bußgelder etc.) mit den Eintragungen im Fahrtenbuch abgestimmt werden.

Im vorliegenden Fall konnte der Betriebsprüfer feststellen, dass etwa 3 bis 4 Fahrten mit dem Dienstwagen nicht in das Fahrtenbuch eingetragen waren. Hierbei handelte es sich um Fahrten im näheren Umkreis des Betriebssitz der GmbH, die kilometermäßig kaum ins Gewicht fielen. Drei der vier Fahrten ermittelte der Betriebsprüfer anhand von Bußgeldbescheiden wegen Falschparken und eine Fahrt ermittelt er anhand einer Tankquittung.

Der Betriebsprüfer erkannte das Fahrtenbuch daraufhin nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil der Privatnutzung anhand der 1%- Regelung.

Lohnsteuer Umsatzsteuer
Allgemeine Privatnutzung des Dienstwagen (1% von € 60.000 x 12 Monate) 7.200 7.200
Zwischensumme/Bemessungsgrundlage 7.200 7.200
Umsatzsteuer 19% 1.368

3. Das ist die Entscheidung

Gegen die geänderten Bescheide (in diesem Fall im Bereich der Lohnsteuer und der Umsatzsteuer) wurde Einspruch eingelegt. Eine Einspruchsentscheidung steht noch aus.

Zur Begründung wurde angeführt, dass es sich bei den festgestellten Unstimmigkeit nur um unwesentliche Fehler handelte, die nicht dazu führen können, dass das gesamte Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemöäß geführt verworfen werden kann.

In diese Richtung hat der BFH am 10.04.2008 entschieden, dass kleinere Mängel nicht zu beanstanden sind, wenn die Angaben ansonsten plausibel sind.

4. Das sind die Grundlagen

Gerade im steuerrechtlichen Bereich der Dienstwagen- Besteuerung hat sich in den letzten beiden Jahren eine Menge verändert, insbesondere auch durch zahlreiche aufsehenerregende Enscheidungen des BFH.

a) Beweis des ersten Anschein der Privatnutzung bei dauerhafter Überlassung

Die Besteuerung eines Dienstwagen scheidet nur dann aus, wenn eine dauerhafte Nutzung des Fahrzeug durch den Geschäftsführer vertraglich nicht zugelassen ist und dies dann auch mit geeigneten Mittel sichergestellt wird. Mit diesem Fall brauchen wir uns im Falle eines GmbH- Geschäftsführer also nicht zu befassen, da der Dienstwagen in aller Regel zur dauerhaften Nutzung überlassen wird.

Wird ein Fahrzeug jedoch zur dauerhaften Nutzung überlassen, spricht nach Ansicht des BFH der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass der Pkw auch privat genutzt wird. Behauptet der Geschäftsführer das Gegenteil, trifft ihn hierfür die Nachweispflicht. Es ist also nicht ausreichend zu behaupten, dass das Fahrzeug privat nicht genutzt wurde.

b) Besteuerung des Dienstwagen anhand der 1%- Regelung

Bei Anwendung der 1%- Regelung wird der geldwerte Vorteil der zugelassenen Privatnutzung des Dienstwagen monatlich mit 1% des Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Fahrzeug (abgerundet auf volle 100 Euro) bewertet. Zusätzlich fällt ein geldwerter Vorteil in Höhe von 0,03% des Bruttolistenpreis an für jeden Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung des Geschäftsführer und der Arbeitsstätte, wobei die kürzeste benutzbare Straßenverbindung als Maßstab gilt. Nutzt der Geschäftsführer das Fahrzeug im Rahmen einer Doppelten Haushaltsführung auch für mehr als 1 Familienheimfahrt pro Woche, werden nochmals 0,002 des Bruttolistenpreis für jeden einfachen Entfernungskilometer hinzugerechnet.

Die pauschale Bewertung des geldwerten Vorteil der Privatnnutzung des Dienstwagen betrifft nicht die tatsächliche Nutzung des Dienstwagen, sondern abstrakt die bloße Möglichkeit zur Nutzung. In diesem Fall ist jedoch die Bemerkung wichtig, dass sich die Finanzverwaltung hier im Widerspruch zur Rechtsprechung des BFH befindet, der am 04.04.2008 entschieden hat, das es auf die tatsächliche Nutzung des Dienstwagen ankommt, wobei dem Geschäftsführer der Nachweis der fehlenden Privatnutzung obliegt (vgl. oben).

Für den Geschäftsführer Schnell ergibt sich nach der 1%- Regelung folgende Berechnung des geldwerten Vorteil für die Privatnutzung des Dienstwagen:

Lohnsteuer Umsatzsteuer
Allgemeine Privatnutzung des Dienstwagen (1% von € 60.000 x 12 Monate) 7.200 7.200
Zwischensumme/Bemessungsgrundlage 7.200 7.200
Umsatzsteuer 19% 1.368

Nach dieser Berechnung ermittelte sich die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer auf den geldwerten Vorteil auf die Privatnutzung des Dienstwagen auf Basis einer Bemessungsgrundlage in Höhe von € 7.200, also fast dreimal soviel wie nach der Fahrtenbuch- Methode.

c) Besteuerung nach der Fahrtenbuch- Methode

Auf Grundlage der Fahrtenbuch- Methode wird auf Basis der Gesamtkosten für den Dienstwagen ein Kilometersatz ermittelt, der entsprechend den Angaben im Fahrtenbuch auf die Kilometer für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und auf die Kilometer für Dienstfahrten aufgeteilt wird. Voraussetzung hierfür ist zunächst, dass die Gesamtkosten des Fahrzeug einzeln, d.h. bezogen auf den Dienstwagen des Geschäftsführer, ermittelt und dokumentiert werden.

Weitere Voraussetzung ist die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuch. Diesbezüglich verlangt die Finanzverwaltung, dass das Fahrtenbuch zeitnah und fortlaufend geführt wird, in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form vorliegt und folgende Angaben enthält:

  • Kilometerstand zu Beginn und Ende einer jeden Fahrt,
  • Reiseziel,
  • Reiseroute,
  • Anlass der Dienstreise bzw. Reisezweck,
  • Namen bzw. sonstige Angaben zum Reiseziel.

Obwohl die meisten Fahrtenbücher alle geforderten Daten enthalten, werden viele sehr viele Fahrtenbücher von der Finanzverwaltung nicht anerkannt, weil bei einem Abgleich der Belege (z.B. Tankquittungen) mit den Eintragungen im Fahrtenbuch Unstimmigkeiten festgestellt wurden. In diesen Fällen wird das Fahrtenbuch insgesamt als nicht ordnungsgemäß geführt verworfen und es kommt daraufhin zur Anwendung der oben erläuterten 1%- Regelung.

Die Fahrtenbuch- Methode ist vor allem dann steuerlich sinnvoll, wenn der Anteil der Privatfahrten wie im vorliegenden Fall sehr gering ist.